Kaip įjungti automatinį užbaigimą „Office“ programose: „Excel“, „Outlook“ ir „Word“ be jokių komplikacijų

Ar norite rašyti mažiau ir daugiau daryti teisingai dirbdami su „Microsoft Office“? Automatinis pildymas yra mažas, bet neįkainojamas įrankis, kuris taupo jūsų laiką, sumažina klaidų skaičių ir supaprastina pasikartojančias užduotis „Excel“, „Outlook“ ir net „Word“ dokumentuose, kai reikia kartoti informaciją keliose vietose. Nors kiekviena programa jį įgyvendina skirtingai, idėja ta pati: pasiūlyti arba užpildyti tai, ko tikimasi, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu.

Šiame straipsnyje aš jums išsamiai papasakosiu, Kaip aktyvuoti, koreguoti ir išnaudoti visas automatinio užbaigimo funkcijas programoje „Excel“ („Windows“ ir „Mac“), ką daryti, jei „Outlook“ nustoja siūlyti gavėjus, kaip atkartoti informaciją programoje „Word“ nieko neperrašant ir kaip valdyti šią funkciją formos teksto laukeliuose.Be to, rasite praktinių patarimų, kaip pildyti serijas, dienas ir mėnesius, ir netgi alternatyvą ONLYOFFICE su pasiūlymų įskiepiu. Viskas paaiškinta aiškiais žingsniais, realiomis meniu parinktimis ir patarimais, kaip išvengti dažniausiai pasitaikančių klaidų.

Automatinis užbaigimas „Office“ programoje: kas tai yra ir kada jis jums idealiai tinka

Automatinis užbaigimas nėra viena, identiška funkcija visose „Office“ programoseTai veikiau funkcijų rinkinys, kuris skiriasi priklausomai nuo programos: „Excel“ programoje galite užpildyti langelių reikšmes arba siūlyti funkcijas; „Outlook“ programoje galite siūlyti adresus rašydami gavėjus; o „Word“ programoje galite atkartoti informaciją įvairiose dokumento dalyse naudodami laukus ir turinio valdiklius. Formose, sukurtose naudojant „Microsoft“ įrankius, taip pat galite prisiminti ankstesnius įrašus, kad vartotojui būtų lengviau juos naudoti.

Naudokite jį kaskart, kai susiduriate pasikartojantys duomenys, žinomos formulės, reguliarių gavėjų sąrašai arba dokumentai su pasikartojančiais laukaisPastebėsite pokytį, kai nustosite rašyti tą patį vėl ir vėl, o pasiūlymai atliks sunkų darbą už jus.

„Excel“ sistemoje „Windows“: reikšmių automatinio užpildymo įjungimas ir koregavimas

„Excel for Windows“ programoje galite įgalinti langelių reikšmių automatinį užpildymą išplėstinėse parinktyse.Ši funkcija reiškia, kad pradėjus rašyti langelyje, „Excel“ siūlys jį užbaigti ankstesniu įrašu tame pačiame stulpelyje, jei aptiks pradinius atitikmenis.

Susijęs straipsnis:

Kaip įterpti failus į „Office“ dokumentus kaip įterptuosius objektus

1. Atidaryti failą › Nustatymai. Pasieksite bendrąjį „Excel“ nustatymų skydelį.
2. Įveskite išplėstinį ir ieškokite skyriaus „Redagavimo parinktys“.
3. Pažymėkite Įjungti automatinį langelių reikšmių užbaigimą Jei norite jį įjungti, arba panaikinkite žymėjimą, kad išjungtumėte pagal savo pageidavimus.

Be šios dėžutės, užpildymo rankenėlė (mažas langelis apatiniame dešiniajame pasirinkto langelio kampe) Tai puikus jūsų sąjungininkas serijoms: vilkdami kartokite tekstus, išplėskite skaitines sekas, atkartokite formatus arba tęskite nuspėjamus modelius, pvz., savaitės dienas ir mėnesius.

„Excel“ sistemoje „Mac“: funkcijų ir pavadinimų pasiūlymai naudojant automatinio užbaigimo meniu

„Excel for Mac“ turi specialų automatinio užbaigimo meniu formulėms. Jums rašant siūlomos funkcijos, apibrėžti pavadinimai ir įvardyti diapazonai. Tai labai naudinga norint sumažinti sintaksės klaidas ir rasti funkcijas neprisimenant tikslių jų pavadinimų.

1. „Excel“ meniu pasirinkite „Nuostatos“.
2. Formulėse ir sąrašuose atidarykite automatinį užbaigimą.
3. Įgalinti automatinio užbaigimo parinktis pavadintoms funkcijoms ir diapazonams , kad įgalintumėte formulės lauko pasiūlymus.

Jei norite daugiau kontrolės, Galite nuspręsti, kiek raidžių įvesti, kol bus rodomi pasiūlymai.Tai filtruoja sąrašą, kad jis nebūtų užpildytas nesvarbiomis parinktimis.

1. Grįžti į „Excel“ › Nuostatos › Automatinis pildymas.
2. Lauke „Rodyti parinktis po įvedimo“, nurodo simbolių skaičių, po kurio turėtų būti rodomas meniu.

Norėdami į formulę įterpti elementą iš automatinio užbaigimo meniuNaršykite rodyklių klavišais, patvirtinimui paspauskite Tab arba Enter arba dukart spustelėkite norimą parinktį. Tai sumažina dažnų klaidų skaičių rašant ilgus arba neįprastus pavadinimus.

Išmanusis pildymas skaičiuoklėse: veikimo pavyzdžiai

Be automatinio užbaigimo laukelio, yra ir užpildymo šablonų, kurie sutaupo daug minučių.Šie metodai veikia „Excel“ ir daugumoje skaičiuoklių redaktorių.

Pakartokite teksto reikšmes

Pasirinkite langelį su pagrindiniu tekstu, naudokite užpildymo rankenėlę ir vilkite Vertikaliai arba horizontaliai, kad atkartotumėte turinį reikiamame diapazone. Puikiai tinka etiketėms, kategorijoms ar pasikartojantiems kodams.

Pilnos skaičių sekos

Įveskite pirmuosius du ar tris serijos skaičius, kad šablonas būtų aiškus (pavyzdžiui, 1, 4, 7, jei skirtumas yra 3) ir vilkite valdiklį. Sekos keičiasi išlaikant pastovų prieaugį.

Savaitės dienos ir mėnesiai

Įveskite dieną arba mėnesį, net ir sutrumpintą, ir vilkite rankenėlę Kad sąrašas būtų užbaigtas natūralia tvarka. Nebūtina pradėti nuo pirmadienio ar sausio; galite pradėti nuo bet kurio taško.

Kopijuoti per kelias eilutes arba stulpelius

Pasirinkite bloką su keliomis reikšmėmis ir vilkite valdiklį. kad jie būtų atkartoti gretimose eilutėse arba stulpeliuose, išlaikant originalią struktūrą. Naudinga kalendoriams, tinkleliams arba pasikartojantiems šablonams.

Pasirinkite iš esamo sąrašo stulpelyje

Kai stulpelyje dažnai kartojami skirtingi tekstai, galite pasirinkti jau naudotas reikšmes. su tokiomis parinktimis kaip „Pasirinkti iš išskleidžiamojo sąrašo“ kai kurių programų rinkinių kontekstiniame meniu, taip išvengiant rašybos klaidų ir nepageidaujamų variantų.

Užpildykite tuščius langelius pagal šabloną

Pasirinkite diapazoną, kuriame yra duomenys ir tušti langeliai, ir vilkite rankenėlę kad tarpas būtų užpildytas pagal aptiktą modelį. Idealu, kai lentelėje yra netolygumų.

Horizontalus užpildymas

Tas pats kaip vertikaliai, bet velkant į kairę arba į dešinęTai puikiai tinka serijoms eilutėmis, laiko juostomis arba horizontaliais savaitiniais maketais.

Jei dirbate su ONLYOFFICE: automatinio užbaigimo papildiniu

„ONLYOFFICE“ turi papildinį, vadinamą „Automatinis užbaigimas“, kuris siūlo žodžius, kai langeliuose rašote ilgus tekstus.Jis įdiegiamas iš priedų tvarkyklės, lieka aktyvus be savo piktogramos ir gali būti pašalintas iš tos pačios tvarkyklės, jei jo nebereikia. Tai naudinga dirbant su dideliais teksto kiekiais arba kai nesate tikri dėl konkretaus žodžio rašybos.

„Outlook“: įgalinkite gavėjų pasiūlymus ir ištaisykite klaidas

„Outlook“ automatinio užbaigimo sąrašas siūlo adresus, kai įvedate duomenis eilutėse „Kam“, „Kopija“ ir „Nematomoji kopija“.Jei jis neatsiranda arba nepavyksta užsidaryti ir atsidaryti, pirmiausia patikrinkite, ar jis aktyvus, ir jei vis dar kyla problemų, pritaikykite veiksmingiausius sprendimus.

Patikrinkite, ar įjungtas automatinis užbaigimas

1. Atidaryti failą › Nustatymai programoje Outlook.
2. Eiti į paštą ir slinkite žemyn iki Siųsti žinutes.
3. Pažymėkite žymimąjį langelį „Naudoti automatinio užbaigimo sąrašą vardams siūlyti“ įrašydami laukeliais „Kam“, „Kopija“ ir „Nematomoji kopija“ ir patvirtinkite paspausdami „Gerai“.

Jei šis langelis nebuvo pažymėtas, jį pažymėjus turėtų sugrįžti magija.Pabandykite rašyti keliems dažniems gavėjams, kad sąrašas būtų atnaujintas.

Išvalykite automatinio užbaigimo sąrašą

1. Failas › Nustatymai › Paštas.
2. Skiltyje „Siųsti pranešimus“ palieskite „Išvalyti automatinio užbaigimo sąrašą“. ir patvirtinkite.

Tai visiškai ištrina išsaugotus adresus.Naudokite jį, kai sąrašas sugadintas arba siūlo nebeaktualius kontaktus.

Pervadinkite „RoamCache“ aplanką, kad atkurtumėte duomenis

Jei naudojate „Exchange“, prieš dirbant su vietiniais failais verta laikinai išjungti talpyklos režimą.ir tada vėl įjunkite.

Susijęs straipsnis:

Kaip neleisti „Office“ pagal numatytuosius nustatymus įrašyti į „OneDrive“ ir atgauti valdymą

1. Failas › Informacija › Paskyros nustatymaiPasirinkite „Exchange“ paskyrą ir spustelėkite „Keisti“.
2. Daugiau nustatymų ir panaikinkite žymėjimą „Naudoti talpyklinį mainų režimą“. Gerai ir uždarykite „Outlook“.
3. Paspauskite Windows + RĮveskite %LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook ir patvirtinkite. Įveskite aplanką „RoamCache“.
4. Pakeiskite „RoamCache“ pavadinimą į „old_RoamCache“Tai priverčia „Outlook“ paleisties metu sukurti naują aplanką.
5. Iš naujo atidarykite „Outlook“Iš naujo suaktyvinkite talpyklos režimą pakartodami pradinius veiksmus ir patikrinkite automatinį užbaigimą „Office“ programoje.

Šis procesas iš naujo nustato automatinio užbaigimo sąrašo naudojamus duomenis.Taigi prarasite senus pasiūlymus, bet įgysite stabilumo.

Testavimas saugiuoju režimu

Saugus režimas atmeta priedą, kuris sukelia problemą.Naudokite, kai visa kita nepavyksta.

1. "Windows + RĮveskite outlook.exe /safe ir patvirtinkite.
2. Patikrinkite, ar automatinis užbaigimas veikia šiame seanseJei tai veikia, išjunkite probleminius priedus skiltyje „Failas“ › „Nustatymai“ › „Priedai“.

Kelias „Outlook“ diegimas Tai gali pasikeisti; jei norite, paleiskite programą iš atitinkamo „Office“ aplanko ir pridėkite /safe.

Sukurkite naują profilį

Kai profilis sugadintas, „Office“ automatinio užbaigimo funkcija gali būti neišsaugota arba gali būti prarasta uždarius.Švarus profilis dažniausiai tai išsprendžia.

1. Failas › Paskyros nustatymai › Tvarkyti profilius.
2. Rodyti profilius › Pridėti, įveskite vardą ir susikurkite paskyrą.
3. Nustatykite naują profilį kaip numatytąjį. ir paleiskite „Outlook“ iš naujo.

Dar kartą patikrinkite, ar pažymėtas langelis „Automatinis užbaigimas“. Sukūrę profilį, pabandykite išsiųsti keletą el. laiškų, kad atkurtumėte sąrašą.

Kai problema yra pašto dėžutės sugadinimas

Jei įtariate, kad PST arba OST failai yra sugadinti, naudokite taisymo įrankius„Microsoft“ įtraukia pagrindinius taisymo įrankius, taip pat rinkoje yra specializuotų paslaugų, skirtų sudėtingiems scenarijams ir ištrintų elementų atkūrimui. Būtinai iš anksto sukurkite atsarginę duomenų kopiją.

Formos ir šablonai: automatinis teksto laukelių užpildymas

Formose, sukurtose naudojant „Microsoft“ įrankius, teksto laukai gali prisiminti ankstesnę naudotojo įvestį. kad pateiktų juos kaip pasiūlymus jums rašant. Tai ypač naudinga laukuose, skirtuose laikui, kodams arba pasikartojantiems laisvos formos atsakymams.

1. Spustelėkite teksto laukelį kuriai norite taikyti funkciją, ir kontekstiniame meniu atidarykite „Teksto lauko ypatybės“.
2. Skirtuke „Pristatymas“Raskite parinktį „Įjungti automatinį užbaigimą“.
3. Pažymėkite arba panaikinkite „Įjungti automatinį užbaigimą“ langelį priklausomai nuo to, ar reikia leisti, ar drausti pasiūlymus.

Jei kas nors laiko lauke įveda 8, o jau įvedė 8:00Sistema gali pasiūlyti 8:00 kaip tiesioginį atitikmenį greitam patvirtinimui.

„Word“: Kaip užpildyti lauką vieną kartą ir pakartoti informaciją visame dokumente

„Word“ neturi automatinio pildymo funkcijos kaip „Excel“, tačiau ji leidžia pakartoti informaciją keliose vietose nerašant jos du kartus.Tai išsprendžia sutarčių, pasiūlymų ar šablonų, kuriuose kelis kartus pasikartoja vardai, mokesčių mokėtojo kodai, įmonės ar datos, problemą.

Su dokumento ypatybėmis susieti turinio valdikliai

Turinio valdikliai leidžia susieti lauką su dokumento ypatybe. (pavyzdžiui, Įmonė, Autorius arba pasirinktinės ypatybės) ir pakartokite tiek kartų, kiek reikia.

1. Aktyvuoti skirtuką „Kūrėjas“ Iš Failas › Parinktys › Juostelės tinkinimas.
2. Įterpti raiškiojo arba paprastojo teksto turinio valdiklį toje vietoje, kur rašysite informaciją.
3. Susieti jį su dokumento ypatybe (Galite naudoti Greitosios dalys › Dokumento ypatybės) arba sukurti pasirinktinę ypatybę.
4. Pakartokite tą patį patikrinimą kituose taškuosePakeitus originalą, likusi dalis atspindės tą pačią vertę.

Tai yra švariausias profesionalių šablonų pasirinkimasnes tai centralizuoja duomenis ir padeda išvengti neatitikimų.

Žymekliai ir REF laukai

Kitas klasikinis būdas – sukurti žymę ir į ją pateikti nuorodą naudojant REF laukus.Tai paprasta, suderinama ir lengvai atnaujinama.

1. Pasirinkite tekstą, kuris bus nuoroda. ir sukurkite žymę (Įterpti › Nuorodos › Žymė, suteikite jai pavadinimą be tarpų).
2. Kitose vietose įterpkite lauką (Ctrl + F9 lauko klavišams) su kodu REF MarkerName.
3. Atnaujinti visus laukus Paspauskite Ctrl + A, o tada F9, kad pakartotumėte pakeitimus.

Idealu, jei jau dirbate su laukais savo dokumentuose ir jums reikia tikslaus teksto valdymo.

Greitosios dalys ir automatinis tekstas

Jei vietoj duomenų kartojimo norite įterpti standartinius teksto blokus (sąlygas, parašus, poraštes), išsaugokite turinį kaip automatinį tekstą arba greitąją dalį ir dviem spustelėjimais padėkite jį ten, kur norite.

1. Įveskite bloką ir pasirinkite jį.
2. Įterpti › Greitosios dalys › Įrašyti pasirinkimą į automatinio teksto galerijąSuteikite jam atpažįstamą pavadinimą.
3. Norėdami įterpti, įveskite pavadinimą ir patvirtinkite arba eikite į galeriją ir ją pasirinkite.

Jei bloke yra laukų arba valdiklių, jie išsaugomi.tai naudinga šablonams su pasikartojančiu ir dinamišku turiniu.

Patarimai, kaip teisingai automatizuoti „Office“ užbaigimą pagal kontekstą

Pagalvokite apie duomenų tipą ir taikymą: pasikartojančios reikšmės stulpelyje, funkcijos, kurių neprisimenate, įprasti gavėjai arba etiketės, kurios turi būti rodomos identiškai keliuose „Word“ dokumento puslapiuose.

• Programoje „Excel“, skirtoje „Windows“Naudokite automatinio užbaigimo langelių reikšmių laukelį ir užpildymo rankenėlę serijoms ir šablonams.
• Programoje „Excel“, skirtoje „Mac“Formulėse suaktyvinkite automatinio užbaigimo meniu ir pakoreguokite, kiek raidžių reikia, kad būtų rodomi pasiūlymai.
• PerspektyvojePažymėkite langelį „Automatinio užbaigimo sąrašas“, išvalykite sąrašą, jei jis sugadintas, ir, jei reikia, atkurkite talpyklą.
• programoje WordJis naudoja susieto turinio valdiklius arba REF laukus, kad nuosekliai kartotų tą pačią informaciją.

Kai sąrašas, talpykla arba profilis sugadinamasNedvejodami paleiskite funkciją iš naujo: išvalius „Outlook“ sąrašą arba iš naujo sugeneravus „RoamCache“, stabilumas atkuriamas per kelias minutes.

Šių automatinio užbaigimo variantų įvaldymas „Office“ programoje labai padidina produktyvumą ir patikimumą.Nuo savaime užsipildančių langelių ir klaidų neturinčių formulių iki akimirksniu rodomų el. pašto adresų ir dokumentų, kurie lengvai atkartoja duomenis.

Susijęs straipsnis:

„Office“ įrašymo į „OneDrive“ pagal numatytuosius nustatymus pasekmės: rizika, apribojimai ir kaip tai valdyti

Naudodami „Excel“ parinktis, „Outlook“ nustatymus ir „Word“ metodus su valdikliais ir laukais, taip pat galimybę aktyvuoti pasiūlymus formose ir naudoti papildinius suderinamuose redaktoriuose, turite viską, ko reikia norint dirbti greičiau ir su mažiau klaidų. Bendrinkite šį vadovą ir padėkite kitiems vartotojams įjungti automatinį užbaigimą „Office“ programoje.