Jei reikia aiškiai užfiksuoti procesus, sprendimus ar informacijos srautus, „Microsoft Visio“ yra vienas universaliausių įrankių „Microsoft 365“ ekosistemoje. Dėl iš anksto nustatytų šablonų ir formų profesionalių diagramų kūrimas yra greitas ir, svarbiausia, lengvai suprantamas kiekvienam. pasikonsultuokite su jais.
Šiame vadove rasite viską, ko reikia norint dirbti su „Visio“ naršyklėje ir darbalaukyje: Į kokius planus įtraukta internetinė „Visio“, kokius formatus ji palaiko, kaip peržiūrėti, kurti ir redaguoti diagramas iš „OneDrive“ arba „SharePoint“ ir kokie yra jos apribojimaiTaip pat pasakysime, kokias kitas diagramas galite kurti, ir pateiksime paprastą alternatyvą, jei ieškote kažko paprasto.
Kas yra srautų diagrama ir kodėl „Visio“ yra tokia naudinga?
Srauto diagrama yra vizualinis proceso su jo žingsniais ir sprendimais vaizdas, kur kiekviena figūra turi reikšmę. Šios diagramos padeda iš pirmo žvilgsnio matyti proceso pradžią ir pabaigą, užduočių seką ir sprendimų priėmimo taškus., o tai pagerina bendravimą ir sumažina klaidų skaičių.
„Visio“ programoje yra pagrindinis srautų schemos šablonas su tipinėmis formomis (pradžia / pabaiga, procesai, sprendimai, jungtys ir kt.), kurias galite nuvilkti. Ši drobė ypač naudinga dažnai atliekamiems verslo procesams, pvz., pasiūlymų rengimo ar tvirtinimo srautams., nes tai sudėtingas procedūras paverčia kažkuo vaizdingu ir suprantamu.
Dažniausios formos yra labai intuityvios: terminalai (pradžia/pabaiga) paprastai vaizduojami suapvalintais stačiakampiais, žingsniai – stačiakampiais, o sprendimai – rombais. Dėl šios standartinės simbolikos bet kokia įranga srautą interpretuoja be jokių dviprasmybių. ir gali lengviau siūlyti patobulinimus.
Jei norite mokytis vizualiai, yra išteklių su demonstracijomis, kuriose pamatysite, kaip pradėti braižyti diagramą, Vilkite ir sujunkite figūras, pridėkite tekstą ir pritaikykite vaizdinius pakeitimus suteikti rezultatui aiškumo ir įtakos.
„Microsoft 365“ planai ir licencijos su „Visio“ žiniatinkliui
„Visio“ žiniatinkliui yra įtraukta į daugybę „Microsoft 365“ komercinių planų. Jie yra sąrašo „Microsoft 365 Business Basic“, „Business Standard“, „Business Premium“, „Microsoft 365“ programėlės verslui, „Office 365 E1/E3/E5“, „Office 365 F3“, „Microsoft 365 F3/E3/E5“ dalis., „Microsoft 365“ programas verslui, taip pat „Office 365 A1/A3/A5“ ir „Microsoft 365 A1/A3/A5“ akademinius planus (įskaitant ne „Teams“ variantus).
Yra svarbus dalykas, susijęs su prieiga: MVĮ planuose su asmeniniu „Microsoft“ paskyros ID (hotmail.com, outlook.com, live.com, msn.com) nėra „Visio“ žiniatinklio programos., nes šiuo tikslu jie nelaikomi komerciniais planais.
Kartu su šiomis prenumeratomis taip pat yra „Visio Plan 1“ ir „Visio Plan 2“, kurie prideda konkrečių funkcijų. Šie leidimai yra aktualūs, jei dirbate su tam tikrais formatais arba jums reikia išplėstinių redagavimo funkcijų..
Istorinės versijos, tokios kaip „Visio 2016“ (standartinė, profesionali ir „Office 365“ versija), buvo parduodamos kaip nuolatinės arba prenumeratos licencijos su referencinėmis kainomis. Nors šie duomenys priklauso tai versijai, jie padeda suprasti, kad „Visio“ parduodama kaip papildomas „Office“ produktas. ir kad leidimai skiriasi šablonais ir funkcijomis.
Palaikomi formatai ir apribojimai žiniatinklio „Visio“ programoje
Prieš pradedant, pravartu suprasti, kuriuos formatus galite atidaryti ir redaguoti naudodami kiekvieną planą. „Visio“ programoje „Microsoft 365“ (internetinė programa) galite kurti ir redaguoti .vsdx failus., kuris yra modernus „Visio“ formatas.
Yra apribojimų, kuriuos turėtumėte žinoti: „Visio“ programoje „Microsoft 365“ nepalaiko senesnių .vsd failų peržiūros ar redagavimo.Taip pat nepalaikomi .vsd failai, kurie buvo konvertuoti į .vsdx, jei juose yra elementų, nesuderinamų su žiniatinklio versija.
Jei reikia redaguoti .vsdx su visomis garantijomis, „Visio“ 1 planas arba „Visio“ 2 planas leidžia dirbti su .vsdx, jei diagramoje naudojami tik su žiniatinkliu suderinami elementai.Kai diagramoje yra nepalaikomų funkcijų, vis tiek galėsite ją peržiūrėti, bet norint ją visiškai redaguoti, gali reikėti darbalaukio programos.
Kalbant apie „Visio Plan 1“, suderinamumas akivaizdus: leidžia peržiūrėti .vsdx, .vsd ir .vsdm (makrokomandas palaikančius brėžinius) ir kurti / redaguoti .vsdx failusMakrokomandų ar išplėstinių komponentų scenarijams reikėtų apsvarstyti 2 planą arba darbalaukio versiją.
Peržiūrėkite ir atidarykite diagramas iš „OneDrive“ arba „SharePoint“
Dirbti debesyje patogiausia, jei naudojate „Microsoft 365“. Norėdami peržiūrėti diagramą naršyklėje, prisijunkite prie „Microsoft 365“ ir eikite į savo „OneDrive“ darbui ar mokymo įstaigai arba „SharePoint“ dokumentų biblioteką..
Jei failo dar nėra debesyje, pirmiausia jį įkelkite (pvz., .vsdx failą iš vietinio kompiuterio) ir palaukite, kol įkėlimas bus baigtas. Patekę į aplanką, spustelėkite piešinio pavadinimą ir jis atsidarys naujame naršyklės skirtuke., pasiruošęs žiūrėti.
Šis atidarymo iš „OneDrive“ / „SharePoint“ būdas yra toks pat, nesvarbu, ar peržiūrite paprastą srautą, ar jums reikia patvirtinti organizacinę schemą. Internetinis rodinys siūlo sklandų skaitymą su priartinimo funkcija, naršymo skydeliu ir komentarais. jei jie įjungti.
Jei susiduriate su rodymo apribojimais arba suderinamumo įspėjimu, nesijaudinkite: Jei įmanoma, galite pereiti prie redagavimo naršyklėje arba atidaryti failą tiesiai darbalaukio programoje. kad pasiektumėte visas funkcijas.
Kurkite diagramas: iš bibliotekos arba programų paleidimo priemonės
Yra keli būdai, kaip pradėti naują piešinį. Jei jau esate „OneDrive“ arba „SharePoint“ bibliotekoje, naudokite Naujas > „Visio“ piešinys kad sugeneruotumėte failą dabartinėje vietoje ir pradėtumėte dirbti naršyklėje.
Kitas labai patogus būdas yra programų vykdyklė (programų meniu kairėje „Microsoft 365“). Spustelėkite „Visio“ ir naršykite galeriją, kad rastumėte šablonų ir pavyzdžių; galite tiesiogiai bakstelėti „Sukurti“ arba peržiūrėti peržiūrą. kad patikrintumėte, ar tas šablonas tinka jūsų atvejui.
Jei norite kurti nuo nulio, viršuje turite parinktį „Tuščias brėžinys“. Pradėti nuo nulio yra naudinga, kai jūsų procesas netelpa į iš anksto nustatytą šabloną arba kai norite apibrėžti savo konvencijas..
Patekę į drobę, nuvilkite figūras iš kairėje esančios bibliotekos ir sujunkite jas jungtimis. Tekstą galite pridėti dukart spustelėdami formą ir, jei reikia papildomo aiškumo, pakoreguoti stilius bei spalvas. skaitomumui pagerinti.
Redaguoti naršyklėje ir darbalaukio programoje
Kai atidarote .vsdx failą žiniatinklyje, pagal numatytuosius nustatymus jis bus rodomas skaitymo režimu. Norėdami jį modifikuoti, naudokite Redaguoti diagramą > Redaguoti naršyklėje ir būsite nukreipti į redagavimo režimą programoje „Visio“ žiniatinklyje.
Redaguodami internetu, galite greitai perjungti skaitymą ir redagavimą skirtuke Rodinys > Skaitymo rodinys. Jei norite sukurti naują failą neišeidami iš programos, eikite į Failas > Naujas > Tuščias piešinys ir kitas dokumentas bus atidarytas to paties seanso metu.
Pasitaiko atvejų, kai matysite įspėjimą, pvz., „Viena ar kelios šios diagramos funkcijos nepalaikomos programoje „Visio Online“.“ Tai reiškia, kad vis tiek galite jį atidaryti ir redaguoti naudodami „Visio 2013“ arba naujesnę versiją darbalaukio versijoje, kad galėtumėte pasinaudoti visomis funkcijomis. kurių naršyklė nepalaiko.
Norėdami perjungti į darbalaukio versiją, iš žiniatinklio rodinio arba redagavimo pasirinkite Redaguoti darbalaukio programoje. Baigę nepamirškite pasirinkti Failas > Uždaryti, kad diagrama nebūtų užrakinta. ir taip palengvinti bendraautorystę arba prieigą kitiems komandos nariams.
Alternatyvos ir kiti diagramų tipai, kuriuos galite kurti
„Microsoft Visio“ neapsiriboja vien srautų schemomis: Tai leidžia kurti organizacines schemas, pastatų ir aukštų planus, duomenų srautų diagramas, procesų diagramas, plaukimo takus, 3D žemėlapius ir verslo procesų modeliavimą.ir daugelį kitų. Jos šablonų biblioteka pagreitina jūsų pradžią bet kurioje iš šių kategorijų.
Jei „Visio“ kada nors atrodo pernelyg sudėtinga ir norite kažko paprastesnio, yra paprasta internetinė alternatyva: „MindOnMap“ siūlo įvairias formas (apskritas, stačiakampes, rombo formos, apvalias, ovales) ir šablonus su atitinkamomis temomis, skirtas struktūrinėms diagramoms, organizacinėms schemoms, „žuvies kaulo“ diagramoms arba medžiams kurti su labai maža trintimi. Taip pat galite pabandyti kurkite diagramas naudodami draw.io kaip alternatyva.
Šis alternatyvus įrankis taip pat turi piktogramų rinkinį, skirtą mazgams ir šakoms patobulinti. Komandoms, kurioms reikia greičio be ilgo mokymosi proceso, tai gali būti tinkamas pasirinkimas kuriant prototipus arba lengvą vaizdinę medžiagą. kurį prireikus būtų galima išsamiau atkurti programoje „Visio“.
Įmonių aplinkoje „Visio“ laimi integracijos srityje: Jis veikia su „Excel“ ir „Access“, kad galėtų perkelti duomenis, bendrina sąsają su „Word“ ir „Excel“ ir išsaugo duomenis „OneDrive“ / „SharePoint“ su versijų valdymu ir leidimais. Toks platformos nuoseklumas supaprastina kasdienį darbą ir informacijos valdymą.
Trumpi patarimai, kaip sukurti aiškesnes diagramas
Kad diagramas būtų lengva skaityti, atkreipkite dėmesį į vaizdinę hierarchiją: Naudokite nuoseklias tiesias arba kampuotas jungtis, sulygiuokite formas ir saikingai tepkite spalvas. pabrėžti sprendimus ar klaidas. Mažiau yra daugiau, kai tikslas yra bendrauti.
Apibrėžkite legendą, jei įvedate savo konvencijas. Jei diagramą naudos kelios komandos, dokumentuokite spalvų, linijų ir simbolių reikšmes. padeda išvengti klaidingų interpretacijų ir standartizuoti praktiką.
Jei turite klausimų apie suderinamumą ar redagavimą žiniatinklyje, žr. oficialų „Visio Online“ žinyną arba straipsnį „Kodėl naršyklėje nematau komandos „Redaguoti“?“. Šiuose ištekliuose aptariami dažniausiai pasitaikantys „Visio for Web“ apribojimai ir kaip juos pašalinti. priklausomai nuo failo ar prenumeratos.
Dirbant su ilgais procesais, suskirstykite juos į puslapius arba lygius. Gijos ir nuorodos tarp puslapių sumažina vaizdinį triukšmą ir leidžia naršyti srautą blokais., kažkas svarbaus atliekant auditus ar mokymus.
Suderinamumo santrauka (praktinis priminimas)
„Visio“ programoje „Microsoft 365“ (žiniatinklis): Kuria ir redaguoja .vsdx failus; neperžiūri / neredaguoja .vsd failų; nepalaiko .vsd failų, konvertuotų į .vsdx, jei juose naudojami nepalaikomi elementai.Jei kažkas nepalaikoma, atidarykite jį darbalaukyje.
1 vizijos planas: peržiūrėti .vsdx, .vsd, .vsdm failus ir sukurti / redaguoti .vsdx failusMakrokomandoms ar išplėstinėms funkcijoms apsvarstykite 2 planą arba darbalaukio programėlę.
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar galiu atidaryti seną .vsd failą internete? „Microsoft 365“ žiniatinklio programoje ne: .vsd failų peržiūra ir redagavimas nepalaikomas. Juos galite peržiūrėti naudodami „Visio Plan 1“, tačiau norint visiškai redaguoti, rekomenduojama konvertuoti failus ir patikrinti suderinamumą arba atidaryti juos darbalaukyje.
Ką daryti, jei gaunu įspėjimą apie nepalaikomas funkcijas? Vis tiek galėsite atidaryti failą; perjunkite į darbalaukio programą („Visio 2013“ arba naujesnę versiją), kad galėtumėte redaguoti visas funkcijas. Tada išsaugokite ir uždarykite failą, kad atrakinti užraktą.
Kaip pradėti kurti naują diagramą naudojant „Microsoft 365“? „OneDrive“ arba „SharePoint“ naudokite Naujas > „Visio“ piešinys. Programų vykdyklėje atidarykite „Visio“, naršykite galeriją ir bakstelėkite Kurti arba, jei norite, bakstelėkite Tuščias piešinys.
Kurie planai apima „Visio“ žiniatinklyje? Be kita ko: „Microsoft 365 Business“ (Basic, Standard, Premium), „Office 365“ (E1, E3, E5, F3), „Microsoft 365“ (F3, E3, E5), verslo / įmonės programos ir akademiniai planai (A1, A3, A5). Asmeninės paskyros („Hotmail“ / „Outlook“ / „Live“ / MSN) MVĮ planuose neturi prieigos prie „Visio“ žiniatinklio programos.
Dirbti su procesais tampa lengviau, kai turite drobę ir jai skirtą formų biblioteką. Naudodami „Visio“ galite peržiūrėti, kurti ir redaguoti diagramas naršyklėje arba darbalaukyje, naudotis šablonais, laikytis formatų suderinamumo ir pasikliauti „OneDrive“ / „SharePoint“ bendrinimui ir bendram redagavimui. Jei ieškote modernesnio varianto, tokie įrankiai kaip „MindOnMap“ gali padėti jums išsisukti iš keblios padėties neprarandant aiškumo.
