Kaip kurti taisykles programoje „Outlook“ su praktiniais pavyzdžiais

Jei jūsų „Outlook“ pašto dėžutė pradeda atrodyti kaip nereikalingas stalčius, El. pašto taisyklės yra automatizavimo ir tvarkymo sprendimas.Kasdien siunčiama šimtai milijardų el. laiškų, ir be jokios kontrolės svarbūs pranešimai gali lengvai pasimesti tarp pranešimų, naujienlaiškių ir pasikartojančių el. laiškų.

Geros naujienos yra tai, kad „Outlook“, kaip ir „Gmail“ su savo filtrais, Jame yra labai galinga taisyklių sistema, kuri automatiškai atlieka veiksmus už jus.Perkelkite laiškus į aplankus, persiųskite juos, suskirstykite į kategorijas, grokite specialius garsus ar net ištrinkite juos be jokių papildomų veiksmų. Pažiūrėkime žingsnis po žingsnio ir su pavyzdžiais, kaip kurti taisykles skirtingose ​​„Outlook“ versijose ir kaip išnaudoti visas jų galimybes.

Kas yra „Outlook“ taisyklės ir kam jos naudojamos?

„Outlook“ programoje taisyklė yra automatinė instrukcija, taikoma jūsų gaunamiems arba siunčiamiems pranešimams, kai jie atitinka tam tikras sąlygasTai tas pats, kas pasakyti „Outlook“: „Jei gausite el. laišką su šiomis charakteristikomis, atlikite tai neklausdami manęs.“

Šios taisyklės leidžia jums, pvz. suskirstykite gaunamus laiškus į teminius aplankus, paryškinkite skubius elementus arba išvalykite netvarką iš gautųjų aplankoKiekviena taisyklė iš esmės susideda iš šių elementų:

• Sąlygos: ką turi atitikti pranešimas (kas jį siunčia, tema, raktažodžiai, prioritetas, dydis ir kt.).
• veiksmai: ką „Outlook“ darys su tuo pranešimu (perkels, ištrins, perduos, pažymės vėliavėle, paleis garsą, priskirs kategoriją ir pan.).
• Išimtys: konkretūs atvejai, kai, net ir įvykdžius sąlygą, taisyklė neturėtų būti vykdoma.

Praktiškai tai reiškia naudingus dalykus, tokius kaip Perkelkite visus savo viršininko el. laiškus į konkretų aplanką, archyvuokite naujienlaiškius kitame aplanke arba gaukite specialų pranešimą, kai gausite svarbų el. laišką.Nustačius taisykles, jos veikia fone, o jūs galite sutelkti dėmesį į tai, kas svarbu.

Įvairūs būdai kurti taisykles programoje „Outlook“

„Outlook“ siūlo kelis būdus, kaip kurti taisykles, Nuo greitų nuorodų konkrečiam pranešimui iki išsamesnių asistentų su šablonais ar tuščiomis taisyklėmisMetodas panašus tiek klasikinėje darbalaukio „Outlook“, tiek naujoje „Outlook for Windows“ ir „Outlook.com“, nors meniu šiek tiek pasikeičia.

Priklausomai nuo jūsų poreikių, galėsite Sukurkite taisyklę tiesiai iš el. laiško, pradėkite nuo iš anksto sukonfigūruoto šablono arba apibrėžkite ją nuo nulio. visiškai kontroliuoti sąlygas ir veiksmus.

Greitos taisyklės kūrimas iš pranešimo

Vienas greičiausių būdų dirbti yra naudoti el. laišką, kurį jau turite gautuosiuose. Tai idealu, jei norite automatiškai perkelti visus siuntėjo pranešimus į aplanką arba taikyti paprastą sąlygą.

Klasikinėje „Outlook for Windows“ programoje procedūra yra labai paprasta: Suraskite pranešimą, kurį norite naudoti kaip nuorodą, spustelėkite jį dešiniuoju pelės mygtuku ir eikite į meniu „Taisyklės“.Iš ten galite pasirinkti parinktį sukurti naują taisyklę pagal tą el. laišką.

Naujoje „Outlook for Windows“ versijoje veikimas panašus: Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą, pasirinkite „Taisyklės“ ir tada „Sukurti taisyklę“.Nuo to momento „Outlook“ siūlo perkelti viską, kas gaunama iš to siuntėjo (arba siuntėjų grupės), į pasirinktą aplanką.

Pagrindinis srautas paprastai:

1. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pranešimą gautuosiuose.
2. Pasirinkite parinktį „Taisyklės“, tada „Sukurti taisyklę“.
3. „Indicar“ Į kurį aplanką norite perkelti laiškus, atitinkančius šią sąlygą?
4. Patvirtinkite su „Sutinku“ kad „Outlook“ pradėtų taikyti taisyklę nuo to momento.

Jei norite daugiau nei tik gabenti paštą, Paprastai yra mygtukas „Daugiau parinkčių“ arba nuoroda į visą taisyklių vedlį.Iš ten galite daug išsamiau pridėti sąlygas, papildomus veiksmus ir išimtis.

Kurkite taisykles iš iš anksto nustatytų šablonų

Be greitųjų taisyklių, „Outlook“ turi vedlį su šablonais tipiškiausioms situacijoms. Šie šablonai labai supaprastina sąranką, jei norite atlikti įprastus veiksmus, pvz., perkelti kažkieno el. laiškus, naudoti raktinius žodžius temos eilutėje arba pažymėti pranešimus tolesniems veiksmams..

Klasikinėje „Outlook for Windows“ versijoje vedlį galite atidaryti taip: Meniu „Failas“ eikite į „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ ir spustelėkite „Nauja taisyklė…“.Atsidarys langas, kuriame matysite skirtingus modelius, sugrupuotus į kategorijas, tokias kaip „Tvarkingumo palaikymas“ arba „Atnaujinimo palaikymas“.

Tarp naudingiausių šablonų Išsiskiria šie, visi jie skirti palengvinti pašto tvarkymą:

• Asmens laiškų perkėlimas į aplanką: Automatiškai perkelia visus el. laiškus iš konkretaus siuntėjo (kuris turėtų būti jūsų adresų knygoje, kad būtų galima greičiau pasirinkti) į pasirinktą aplanką.
• Perkelti pranešimus su tam tikrais žodžiais temos eilutėje: siunčia laiškus, kurių temoje yra tam tikri raktiniai žodžiai (pvz., „sąskaita faktūra“, „užsakymas“, „susitikimas“ ir kt.), į konkretų aplanką.
• Išsiųstų žinučių perkėlimas į viešą grupęIdealu, jei priklausote siuntimo sąrašui arba grupei; visi tai grupei siunčiami pranešimai yra sutvarkomi aplanke.
• Asmens žinučių žymėjimas tolesniems veiksmams: automatiškai pažymi el. laiškus iš konkretaus asmens ar grupės tolesniems veiksmams, kad jie būtų įtraukti į jūsų darbų sąrašą.
• RSS sklaidos kanalo elementų tvarkymas: automatiškai sugrupuoja visus elementus iš konkretaus RSS kanalo, kurį prenumeruojate, į aplanką.
• Rodyti įspėjimą naujo elemento įspėjimo lange: leidžia rodyti konkretų tekstą iššokančiajame pranešime, kai gaunami pranešimai iš konkretaus asmens.
• Groti specialų garsą, kai gaunate žinutes iš kito asmens: Priskiria skirtingą garso failą, priklausomai nuo siuntėjo; galite naudoti „Windows Media“ garsus arba savo failus.
• Siųskite pranešimus į savo mobilųjį telefoną su tam tikrais pranešimais: apibrėžkite taisykles, kad tam tikri el. laiškai iš svarbių kontaktų generuotų įspėjimus, kuriuos galėtumėte gauti savo mobiliajame įrenginyje.

Bendras procesas su šablonais susideda iš keturių paprastų žingsnių: Pasirinkite šabloną, redaguokite aprašymą (spustelėdami pabrauktą tekstą), jei reikia, pridėkite sąlygų arba išimčių ir suteikite taisyklei pavadinimą. prieš užbaigiant mygtuku „Baigti“.

Kurkite taisykles be šablono: visiška sąlygų ir veiksmų kontrolė

Jei norite kažko lankstesnio, galite praleisti šablonus ir sukurkite visiškai pritaikytą „tuščią“ taisyklęTai ypač galinga klasikinėje „Outlook for Windows“ programoje, kurioje yra labai išsamus vedlys tiek gaunamiems, tiek siunčiamiems laiškams.

Norėdami pradėti, vėl turėsite Eikite į „Failas“ > „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ ir spustelėkite „Nauja taisyklė…“.Užuot pasirinkę šabloną, matysite skyrių „Pradėti nuo tuščios taisyklės“, kuriame galėsite pasirinkti, ar taisyklė bus taikoma gaunamiems, ar siunčiamiems pranešimams.

Gautų laiškų dėžutės taisyklės

Įeinančių laiškų taisyklės vykdomos el. laiškams, kurie atkeliauja į jūsų pašto dėžutę, jei jie atitinka jūsų apibrėžtas sąlygas. Pirmiausia pasirinkite parinktį „Taikyti taisyklę gaunamiems pranešimams“, o tada žingsnis po žingsnio ją tiksliai sureguliuokite..

Sąlygų etape „Outlook“ leidžia pasirinkti vieną ar kelis kriterijus. Kai kurios dažniausiai pasitaikančios gaunamų pranešimų sąlygos yra šios::

• Kad žinutė buvo išsiuntė konkretus asmuo arba vieša grupė.
• Kad tema yra tam tikrų žodžių.
• Kad paštas yra adresuota tik tau.
• Tegul jūsų vardas rodomas lauke „Kam“.
• Įsitikinkite, kad jūsų vardas yra laukuose „Kopija“, „Kam“ arba „Kopija“.
• Žinutės lauke „Kam“ neturėtų būti jūsų vardo.
• Kad pranešimas turi konkretų prioritetą.
• Kad jis būtų pažymėtas konkrečiu konfidencialumo lygiu.
• Kad jis turi konkretų, apibrėžtą veiksmą.
• Kad jis buvo išsiųstas konkrečiai viešajai grupei.
• Kad žinutės pagrindinėje dalyje yra tam tikri žodžiai.
• Kad ir temoje, ir tekste būtų tam tikri žodžiai.
• Tie konkretūs terminai rodomi antraštėje.
• Kad gavėjo adrese yra tam tikri žodžiai.
• Kad siuntėjo adrese yra tam tikri žodžiai.
• Kad pranešimas buvo priskirtas konkrečiai kategorijai.

Kai sąlygos jau pasirinktos, Galite juos tinkinti spustelėdami pabrauktą tekstą taisyklės aprašyme. (Pavyzdžiui, pasirinkdami asmenį, raktinius žodžius, kategoriją ir kt.). Toliau apibrėžiate, ko norite, kad būtų su tais el. laiškais.

Tarp veiksmų, kuriuos galite konfigūruoti Kalbant apie gaunamus pranešimus, išsiskiria šie elementai:

• Perkelti žinutę į aplanką betono.
• Priskirti kategoriją Atkaklus.
• Pašalinti žinutę (išmesti į šiukšliadėžę).
• Visam laikui išimkite neperkratant šiukšlių.
• Perkelti kopiją iš pranešimo į kitą aplanką.
• Persiųsti pranešimą asmeniui ar visuomenės grupei.
• Persiųsti pranešimą kaip priedą kitam asmeniui arba sąrašui.
• Peradresuoti pranešimą kitam gavėjui (lauke „Nuo“ paliekant originalų siuntėją).
• Atsakyti konkrečiu pranešimu sugeneruota iš serverio.
• Atsakyti naudojant šabloną iš anksto suprojektuotas.
• Pažymėti pranešimą tolesniam darbui kaip užduotis.
• Pašalinti pranešimo ID arba priskirtas kategorijas.
• Pakeisti prioritetą pranešimo.
• Spausdinti automatiškai paštas.
• Paleiskite garsą Kai atvyksiu, papasakosiu konkrečiau.
• Žymėti kaip skaitytas iškart po studijų baigimo.
• Nebeapdoroti daugiau taisyklių kad vėlesnės taisyklės nebūtų taikomos tam pranešimui.

Kaip ir prieš tai, Kiekvienas veiksmas konfigūruojamas naudojant pabrauktas nuorodas aprašyme. (paskirties aplankai, el. pašto adresai, garso failai ir kt.). Tada vedlys leidžia nustatyti išimtis: pavyzdžiui, „taikyti šią taisyklę visiems šio asmens el. laiškams, išskyrus tuos, kurie pažymėti X“.

Paskutiniame etape priskiriate taisyklei aiškų pavadinimą ir nusprendžiate, ar norite paleisti atgaline data su pranešimais, kurie jau yra gautuosiuosePažymėkite atitinkamą žymimąjį langelį, pažymėkite, kad taisyklė įjungta, ir uždarykite paspausdami „Baigti“ ir „Taikyti“, kad „Outlook“ pradėtų ją naudoti.

Siunčiamų laiškų taisyklės (išsiųsti laiškai)

Siunčiamų laiškų taisyklės vadovaujasi ta pačia logika, tačiau jos suaktyvinamos, kai išsiunčiate el. laišką. Jie labai naudingi norint automatiškai rūšiuoti siunčiamus pranešimus, taikyti kategorijas arba persiųsti kopijas pagal pranešimo tipą..

Tuščių taisyklių vedlyje pasirenkate parinktį „Taikykite taisyklę siunčiamoms žinutėms“Nuo tada „Outlook“ siūlo skirtingas konkrečias siunčiamų laiškų sąlygas, pvz.:

• Temos eilutėje turėtų būti nurodyti konkretūs raktiniai žodžiai.
• Kad žinutė yra siųsti iš konkrečios paskyros (jei turite kelias paskyras).
• Kad pranešimas turi konkretų prioritetą.
• Siųskite jį konkrečiam asmeniui arba grupei.
• Kad el. laiško tekste yra tam tikrų terminų.
• Tiek temos eilutėje, tiek tekste turėtų būti raktiniai žodžiai.
• Kad gavėjo adrese yra tam tikri žodžiai.
• Kad el. laiškas būtų priskirtas konkrečiai kategorijai.
• Kad Prašome pridėti priedą..
• Kad nesvarbu, ar jis viršija tam tikrą dydį, ar ne kilobaitais.
• Naudokite konkrečią formą.
• Kad jis turi tam tikras dokumento ar formos ypatybes.
• Ar tai būtų kvietimas, ar susitikimo atnaujinimas.
• Nesvarbu, ar tai gaunama iš konkretaus RSS kanalo, ar iš bet kurio kito RSS kanalo.
• Tai atitinka konkrečią formos klasę.

Tada pasirenkate veiksmus, panašiai kaip gautųjų atveju, ir, jei reikia, galite pridėti išimčių. Galiausiai jūs nusprendžiate taisyklės pavadinimą ir ar norite, kad ji paveiktų pranešimus, jau esančius tam tikruose aplankuose. ir jūs patvirtinate kūrinį.

Praktiniai naudingų taisyklių pavyzdžiai programoje „Outlook“

Kad parodyčiau jums tikrąją viso to naudą, Pažvelkime į keletą taisyklių, kurios paprastai kasdien sutaupo daug laiko, pavyzdžių.:

• Atskirkite klientų el. pašto adresusViskas, kas gaunama iš jūsų svarbių klientų adresų, automatiškai perkeliama į kiekvieno kliento aplanką arba į bendrą aplanką „Klientai“.
• Kontroliuokite naujienlaiškius ir biuleteniusEl. laiškai, kuriuose yra tokie žodžiai kaip „prenumerata“, „naujienlaiškis“ arba el. pašto rinkodaros įrankio pavadinimas, patenka tiesiai į aplanką „Naujienlaiškiai“, neužpildant pagrindinio pašto dėžutės.
• Pažymėti svarbius įspėjimusŽinutės, kurių temos eilutėje yra tokie žodžiai kaip „skubi“, „incidentas“ arba „klaida“, gali būti girdimos specialiu garsu ir pažymėtos kaip labai svarbios arba skirtos tolesniam darbui.
• Organizuokite siunčiamas siuntasbet koks el. laiškas, kurį siunčiate konkrečiai darbo grupei, gali būti automatiškai nukopijuotas į bendrinamą aplanką arba pažymėtas kategorija „Projektas X“.
• Išvalyti automatinius pranešimusSistemos pranešimus, kurie yra tik įspėjimai (pvz., vidiniai sistemos patvirtinimai), galima pažymėti kaip perskaitytus ir archyvuoti neatidarant jų po vieną.

Idėja yra ta, kad aptikus pasikartojantį el. laišką, su kuriuo visada elgiatės vienodai, Skirkite kelias sekundes, kad sukurtumėte taisyklę, skirtą deleguoti tą veiksmą programoje „Outlook“Tai nedidelės pastangos, kurios laikui bėgant labai padidina jūsų produktyvumą.

Tvarkyti ir redaguoti esamas taisykles

Net jei nuo pat pradžių teisingai nustatėte taisykles, normalu, kad laikui bėgant turėsite jas tikslinti. „Outlook“ leidžia redaguoti, išjungti, rankiniu būdu vykdyti arba ištrinti taisykles skydelyje „Taisyklės ir įspėjimai“ arba žiniatinklio versijose ir naujesnėse sąsajose skiltyje „Paštas > Taisyklės“..

Klasikinėje „Windows Outlook“ programoje, norėdami modifikuoti esamą taisyklę, turite eiti į „Failas“ > „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“Ten matysite aktyvių el. pašto taisyklių sąrašą. Galite pasirinkti norimą ir naudoti parinktį „Keisti taisyklę“ arba „Redaguoti taisyklės nustatymus“, kad vėl atidarytumėte vedlį.

Jei „Outlook“ aptinka, kad taisyklė yra neteisinga (pvz., aplankas nebėra), Pamatysite įspėjimą ir taisyklė bus pažymėta raudonai.Jums tereikia pažymėti langelį, spustelėti aprašyme esančias nuorodas ir ištaisyti tai, kas būtina, kad jis vėl veiktų.

Naujausiose versijose ir „Outlook.com“ kelias paprastai yra: Viršuje spustelėkite piktogramą „Nustatymai“, tada „Paštas“ ir tada „Taisyklės“.Ten vos keliais paspaudimais galite redaguoti, pertvarkyti arba ištrinti taisykles.

Taisyklių tvarka, prioritetas ir vykdymas

„Outlook“ taisyklės netaikomos atsitiktinai, Jos vykdomos tokia tvarka, kokia jos pateikiamos taisyklių sąraše.Tai labai svarbu, nes kai kurie pranešimai gali atitikti kelias skirtingas taisykles, todėl svarbu nuspręsti, kuri iš jų bus vertinama pirmiausia.

Klasikinėje „Outlook“ versijoje, skiltyje „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“, Galite pasirinkti taisyklę ir perkelti ją aukštyn arba žemyn, kad pakeistumėte jos prioritetąPanašiai ir naujojoje „Outlook for Windows“ bei „Outlook.com“ versijoje, meniu „Paštas > Taisyklės“ yra valdikliai, skirti taisyklių pertvarkymui.

Be to, daugelyje taisyklių yra galimybė „Nustoti apdoroti daugiau taisyklių“Jei pažymėsite šį langelį, „Outlook“ nustos vertinti visas kitas to el. laiško taisykles, kai laiškas atitiks tą taisyklę ir bus įvykdytas. Tai naudinga, kai norite, kad viena taisyklė visada būtų svarbesnė už kitas.

Kita įdomi galimybė yra rankiniu būdu vykdyti taisykles esamiems pranešimamsKlasikinėje „Outlook“ versijoje tai galite padaryti skiltyje „Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“, pasirinkę parinktį „Vykdyti taisykles dabar“. Ten galite pasirinkti, kurias taisykles taikyti, kuriam aplankui (su galimybe įtraukti poaplankius) ir ar norite, kad jos būtų taikomos visiems laiškams, tik perskaitytiems laiškams ar tik neskaitytiems laiškams.

„Outlook.com“ taisyklės šiuo metu taikomos tik tiems pranešimams, kuriuos gaunate po jų sukūrimo. Taigi, seniems el. laiškams tvarkyti turėsite naudoti kitus įrankius, pvz., „Archyvuoti“ arba „Išvalyti“. jį reorganizuoti.

Įjungti, išjungti ir ištrinti taisykles

Pasitaiko atvejų, kai nenorite prarasti taisyklės, bet taip pat nenorite, kad ji toliau galiotų, pavyzdžiui, jei atostogaujate arba laikinai pasikeičia jūsų prioritetai. Tokiais atvejais geriausia taisyklę išjungti, o ne ją ištrinti..

Klasikinėje „Outlook“ versijoje taisyklių srityje Tiesiog panaikinkite žymėjimą prie taisyklės, kurios nenorite vykdyti.Naujojoje „Outlook“ ir „Outlook.com“ versijose šalia kiekvienos taisyklės paprastai rodomi įjungimo / išjungimo jungikliai, kuriuos galite įjungti arba išjungti spustelėdami.

Jei jums nebereikia liniuotės, tai logiška. visiškai pašalinti iš to paties sąrašoPaspaudus mygtuką „Ištrinti“, „Outlook“ paprašys patvirtinimo. Kai priimsite, taisyklė nebegalios ir nebebus taikoma.

Išplėstiniai veiksmai ir pasirinktinių taisyklių priedai

Daugumai vartotojų standartinių „Outlook“ parinkčių daugiau nei pakanka, tačiau yra papildomas lygis tiems, kuriems reikia kažko labai specifinio. Klasikinėje „Outlook“ darbalaukio versijoje galima naudoti trečiųjų šalių įskiepiai kurie prideda pasirinktinių taisyklių veiksmus.

Šie priedai paprastai būna dinaminių saitų bibliotekų (failų su plėtiniu .dll) pavidalu, kurie įdiegiami kompiuteryje, kuriame veikia „Outlook“. Sukonfigūravus, jie taisyklių vedlyje rodomi kaip nauji galimi veiksmai.Tai leidžia atlikti pažangesnę automatizaciją. „Microsoft“ tiesiogiai neteikia šių tipų priedų, tačiau dokumentuoja, kaip juos integruoti.

Be priedų, taip pat svarbu suprasti skirtumą tarp persiųsti ir nukreipti pranešimus naudojant taisykles „Outlook.com“ ir kitose versijose:

• Kai pranešimas yra puolėjaiAtrodo, lyg jį gavote ir persiuntėte kam nors kitam. Jei gavėjas atsakys, atsakymas bus išsiųstas jūsų adresu.
• Kai pranešimas yra peradresuojaOriginalus siuntėjas lieka lauke „Nuo“. Jei atsako asmuo, į kurį nukreipėte, jis atsakys originaliam siuntėjui, o ne jums.

Šis niuansas yra labai svarbus, jei norite, kad atsakymai pasiektų vieną ar kitą žmogų, taigi Svarbu atidžiai peržiūrėti, kokio tipo automatinio persiuntimo taisyklę kuriate..

„Outlook“ taisyklių sistema yra vienas galingiausių įrankių el. paštui valdyti: tinkamai sukonfigūruotas, Jie leidžia sumažinti triukšmą, išryškinti esminius dalykus ir automatizuoti rutinas, kurios kitaip kasdien eikvotų jūsų laiką.Svarbiausia – atpažinti pasikartojančių el. laiškų modelius ir skirti kelias sekundes, kad kiekvieną iš jų paverstumėte taisykle, kuri jums nuo šiol tiks.