Užklausų įvaldymas programoje „Microsoft Access“ yra vienas iš tų įgūdžių, kuris pakeičia jūsų santykį su duomenimis: nustojate naršyti po nesibaigiančias lenteles ir pradedate gauti būtent tai, ko jums reikia, ir tada, kai jums to reikia. Šiame vadove sužinosite, kaip sukurti pirmąją užklausą, suprasti skirtingus užklausų tipus ir pasinaudoti jų privalumais taikant kriterijus, išraiškas, vykdymo režimus ir išplėstines parinktis. Visa tai pateikiama praktiškai ir suprantama kalba, kad galėtumėte greitai ir lengvai įsisavinti duomenis, pabrėžiant... Pagrindinės sąvokos, kurios padės jums dirbti su „Access“ lanksčiau.
Aptarsime viską – nuo pagrindinio pasirinkimo užklausos dizaino iki lentelių kūrimo užklausų (labai naudingų atsarginėms kopijoms kurti ir archyvavimui), SQL rodinį, perėjimo užklausų naudojimą į SQL serverį ir naudingą pastabą apie padalintas formas, skirtas patogiai peržiūrėti ir redaguoti rezultatus. Net nepastebėsite, kaip turėsite aiškią metodiką, kaip saugiai ir efektyviai parengti, išbandyti, išsaugoti ir pakartotinai naudoti užklausas, ypatingą dėmesį skiriant kriterijai ir išraiškos, kurios patikslina jūsų rezultatus.
Kas yra užklausa programoje „Access“ ir kam ji skirta?
Programoje „Access“ užklausa yra įrankis duomenims pasirinkti, rūšiuoti ir filtruoti neliečiant pradinių lentelių. Galite ją įrašyti, pakartotinai naudoti ir susieti su formomis, ataskaitomis arba sąrašų valdikliais, taip sukurdami švaresnę ir lengviau prižiūrimą duomenų bazę. pasirinktiniai informacijos rodiniai.
Ne visos užklausos atlieka tą patį veiksmą. Paprastai tariant, atrankos užklausos nuskaito ir rodo duomenis; veiksmo užklausos keičia arba kuria įrašus. Tai apima atnaujinimo užklausas (laukų atnaujinimą), papildymo užklausas (eilučių pridėjimą prie esamos lentelės), naikinimo užklausas (įrašų naikinimą) ir lentelių kūrimo užklausas (naujos lentelės generavimą iš rezultatų rinkinio). Norint sėkmingai naudoti, labai svarbu žinoti, kada naudoti kiekvieną iš jų. išspręsti konkrečius poreikius nepažeidžiant jūsų duomenų vientisumo.
Lentelės kūrimo užklausos nusipelno ypatingo paminėjimo: jos naudojamos duomenims kopijuoti į naują lentelę, nesvarbu, ar tai būtų archyvavimas, ataskaitų spartinimas, ar darbas su statiniu rinkiniu. Ši naujai sukurta lentelė gali būti jūsų dabartinėje duomenų bazėje arba kitoje, ir svarbu suprasti, kad jos turinys yra kopija, neturinti jokio tiesioginio ryšio su šaltiniu. Tai ypač naudinga, kai reikia sumažinti sudėtingų užklausų darbo krūvį labai dideliuose rinkiniuose.
Taip pat įprasta atlikti kontroliuojamą denormalizavimą iš užklausos: pavyzdžiui, sujungiant kliento, vežėjo ir tiekėjo duomenis į vieną rezultatą ataskaitoms. Gamyboje normalizavimo nenutrauktumėte, tačiau prieš darbo lentelę galėtumėte sukurti ad hoc rezultatą pasirinkimo užklausoje, taip padidindami aiškumą ir našumą. pritaikytų rezultatų rinkinys.
Svarstant veiksmą su duomenimis, nepainiokite tikslų: jei reikia keisti reikšmes kiekviename lauke, įsivaizduokite tai kaip atnaujinimą; jei norite pridėti įrašų prie esamos lentelės, naudokite funkciją „append“; jei ieškote momentinės kopijos arba tarpinės lentelės, pereikite prie lentelės kūrimo. Aiškus šio skirtumo išlaikymas padės išvengti klaidų ir leis jums... grandinės operacijos su didesne kontrole.
Žingsnis po žingsnio: jūsų pirmoji užklausa programoje „Access“
Pradėti paprasta ir greita. Galite naudoti vedlį arba pereiti tiesiai prie dizaino. Rankinio dizaino privalumas yra tas, kad matysite, kaip kuriama užklausa, ir išmoksite lengviau derinti lenteles, laukus ir kriterijus, taip pasiekdami daugkartinio naudojimo ir lengvai koreguojamos užklausos.
- Atidarykite vedlį arba užklausų kūrimo įrankį. Skirtuke „Kurti“ pasirinkite „Užklausa“ arba „Užklausos dizainas“. Vedlys padės jums atlikti veiksmus; rankinis kūrimas suteikia daugiau laisvės. apibrėžti laukus, kriterijus ir rūšiuoti.
- Pasirinkite lentelę arba lenteles, su kuriomis dirbsite. Pridėkite jas prie viršutinio dizainerio skydelio ir, kai jas turėsite, uždarykite pasirinkimo langą. sutelkti dėmesį į išdėstymo tinklelį.
- Pasirinkite laukus. Galite juos nuvilkti arba dukart spustelėti, kad pridėtumėte juos prie tinklelio. Pradėkite nuo būtiniausių duomenų (pvz., „Vardas“ ir „Pavardė“) ir pridėkite daugiau, jei reikia. pirmuosiuose rezultatuose venkite triukšmo.
- Vizualizuokite ir koreguokite akimirksniu. Perjunkite į duomenų lapo rodinį, kad pamatytumėte rezultatą, ir grįžkite į projekto rodinį, kad jį pakoreguotumėte. Šis abipusis keitimas leidžia greitai iteruoti ir paruošti užklausą per kelias minutes, ankstyvi patvirtinimai, kurie taupo laiką.
- Pridėkite rūšiavimą. Nuspręskite, ar norite rūšiuoti didėjimo ar mažėjimo tvarka pagal vieną ar kelis laukus. Įprasta rūšiuoti pagal „Vardą“, o tada pagal „Pavardę“. gauti nuoseklius ir skaitomus sąrašus.
- Jei kalba jums patogi, naudokite SQL rodinį. Norėdami tiesiogiai įvesti sakinį, perjunkite iš projektavimo režimo į SQL rodinį. Paprastai jis yra tikslesnis. sudėtingos arba pakartotinai naudojamos užklausos skirtinguose projektuose.
- Visus lentelės laukus pažymėkite žvaigždute. Jei reikia grąžinti visus stulpelius, pridėkite pakaitos simbolį * iš atitinkamos lentelės. Naudokite tai protingai, kad negrąžintumėte daugiau nei būtina ir išlaikytumėte greiti ir aiškūs klausimai.
- Prireikus pakoreguokite filtrus ir kriterijus. Laukus galite bet kada pridėti arba pašalinti arba nustatyti sąlygas, kad susiaurintumėte rezultatus (pavyzdžiui, pagal skaitinius diapazonus arba konkrečius miestus). tikrai tikslinės konsultacijos.
- Išsaugokite užklausą su aiškiu pavadinimu. Spustelėkite „Išsaugoti“ ir suteikite jai aprašomąjį pavadinimą (pvz., „Klientai_Aktyvūs_Užsakyti“), kad būtų lengviau nustatyti jos paskirtį ir pakartotinai naudoti be jokios abejonės.
- Patikrinkite rezultatą. Atidarykite išsaugotą užklausą ir patvirtinkite, kad ji rodo tai, ko tikitės, ir yra nuosekliai suformatuota. Tai tinkamas laikas peržiūrėti šriftus, spalvas ir stilius, ypač jei rezultatas bus pateiktas formoje ar ataskaitoje. griežtesni pateikimo reikalavimai.
Kai įvaldysite šią dinamiką, pereisite prie konkretesnių užklausų su kriterijais ir išraiškomis ir jums bus natūralu jas konvertuoti į kitų tipų užklausas (pvz., lentelių kūrimą) pagal savo poreikius, išlaikydami tvirtą pagrindą, įgytą po atrankos konsultacijos.
Lentelių užklausų kūrimas: koncepcija ir vykdymas
Lentelės kūrimo užklausa paima pasirinkimo rezultatus ir įkelia juos į naują lentelę. Tai idealiai tinka dirbant su kopijomis, archyvuojant arba spartinant ataskaitas, kurioms nereikia realaus laiko duomenų. Nauja lentelė gali būti jūsų dabartinėje arba kitoje duomenų bazėje, ir svarbu atsiminti, kad nepalaiko nuorodos į šaltinio lenteles.
Rekomenduojamas saugaus kūrimo procesas. Pirmiausia sukurkite atrankos užklausą, kuri grąžintų tiksliai jus dominančius įrašus ir laukus. Tik tada, kai būsite patenkinti, konvertuokite ją į lentelių kūrimo užklausą. Tokiu būdu išvengsite netikėtumų ir užtikrinsite tobulą galutinį rezultatą. atsakyti į jūsų patvirtintą dizainą.
- Įjunkite duomenų bazę, jei taikoma. Nepatikimose arba nepasirašytose duomenų bazėse „Access“ blokuoja veiksmų užklausas (papildymo, naujinimo, naikinimo ir lentelės kūrimo). Įsitikinkite, kad įgalinote turinį gebėti atlikti veiksmą neužsikimšant.
- Sukurkite pasirinkimą dizaino rodinyje. Pridėkite reikiamas lenteles ir norimus laukus. Jei reikia, galite denormalizuoti rezultatą (pvz., sujungti klientą, vežėją ir tiekėją), kad sugeneruotumėte darbinį rinkinį. gamybos lentelėje nepasikeisite.
- Konvertuoti į lentelės kūrimą. Atidarę pasirinkimo užklausą Dizaino skiltyje, eikite į skirtuką Užklausos dizainas, grupę Užklausos tipas ir pasirinkite Kurti lentelę. Įveskite naujos lentelės pavadinimą arba pasirinkite esamą, jei ketinate ją perrašyti, užtikrindami, kad aiški ir nuosekli nominacija.
- Vykdyti ir patvirtinti. Paleisti veiksmą ir patikrinti rezultatą. Jei rezultatas neatitinka lūkesčių, grįžkite į pasirinkimą, pakoreguokite laukus, išraiškas arba kriterijus ir pakartokite. Šis ciklas garantuoja galutinis stalas, pritaikytas tikslui.
Nepainiokite šios parinkties su atnaujinimu arba papildymu: pirmoji pakeičia esamų laukų reikšmes, antroji prideda eilutes prie jau sukurtos lentelės. Sukūrus lentelę, sukuriama nauja lentelė su dabartinio rezultato momentine kopija, kuri puikiai tinka paketiniai darbai, ataskaitos arba archyvavimas.
Kriterijai ir išraiškos: praktiniai pavyzdžiai
Kriterijai leidžia filtruoti įrašus pagal aiškias taisykles. Jei nenorite matyti visų duomenų, naudokite tokias sąlygas kaip diapazonai ir atitikmenys. Įprastas diapazono kriterijus gali būti >25 ir <50, kuris grąžina reikšmes, didesnes nei 25 ir mažesnes nei 50, padėdamas jums susiaurinkite savo dėmesį į naudingas vertybes.
Norėdami gauti kelias lygybes, derinkite alternatyvas su ARBA. Pavyzdžiui, galite grąžinti tik įrašus iš tam tikrų miestų naudodami „Čikaga“ ARBA „Paryžius“ ARBA „Maskva“. Tai paprastas būdas paprašyti variklio grąžinti tik atvejus, kai kad tu tikrai tuo domiesi.
Išraiškos išplečia jūsų galimybes, nes jos apskaičiuoja reikšmes akimirksniu. Labai dažnas atvejis yra kainos ir kiekio dauginimas naudojant *, sukuriant apskaičiuotą lauką, kuris bus rodomas jūsų rezultatuose, nors fiziškai neegzistuoja lentelėje. Tai leidžia jums praturtinkite užklausas naudingais rodikliais.
Įgiję pasitikėjimo, derinsite loginius operatorius, funkcijas ir konstantas. Sudėtingesniuose scenarijuose procesas gali būti sudėtingesnis, tačiau principas visada tas pats: sukurti išraišką, kuri kiekvienam įrašui grąžina vieną reikšmę, taip įgalinant gauti rezultatai, paruošti ataskaitoms arba analizei.
Gera praktika – pradėti nuo paprastų dalykų ir juos patikrinti. Pridėkite išraiškas žingsnis po žingsnio, patikrinkite rezultatą ir tik tada, jei reikia, komplikuokite logiką. Tokiu būdu sumažinsite klaidų skaičių ir išlaikysite... lengvai skaitoma ir prižiūrima užklausa.
Venkite gedimų dėl išjungto režimo
„Access“ apsaugo jūsų aplinką, kai atidarote duomenų bazes, esančias už patikimų arba nepasirašytų kelių ribų. Tokiais atvejais ji blokuoja veiksmų užklausų vykdymą, įskaitant papildymo, atnaujinimo, naikinimo ir lentelės kūrimo užklausas. Jei bandote vykdyti ir nieko neįvyksta, patikrinkite būsenos juostą: greičiausiai pamatysite įspėjimą, rodantį, kad išjungtas režimas užblokavo veiksmą arba įvykį – tai yra simptomas, kad... aktyvus saugumas, apsaugantis nuo pokyčių.
Sprendimas – įjungti turinį. Peržiūrėkite pranešimų juostą po juostele ir spustelėkite „Įjungti turinį“. Tada dar kartą paleiskite užklausą. Įmonių aplinkoje apsvarstykite galimybę pažymėti aplanką kaip patikimą arba pasirašyti duomenų bazę. venkite šio stabdžio savo darbo eigoje.
Nepamirškite peržiūrėti savo organizacijos politikos ir elgtis atsargiai: turinio įgalinimas reiškia kodo ir veiksmų paleidimą jūsų duomenų bazėje. Geriausia naudoti valdomas patikimas vietas ir atsargines kopijas, kad galėtumėte saugiai elgtis nenumatytų įvykių atveju.
Perdavimo užklausos į SQL serverį
„Access“ gali veikti kaip priekinė dalis su lentelėmis, susietomis su serveriais, tokiais kaip „SQL Server“. Nors pagal numatytuosius nustatymus dauguma užklausų vykdomos lokaliai ACE modulyje, kartais naudinga siųsti vykdymą į serverį, kad būtų galima pasinaudoti jo galia ir grąžinti tik dalį duomenų, taip sumažinant perdavimo ir... didinti našumą tinkle.
Norėdami tai padaryti, naudokite tiesioginę užklausą: tai yra SQL serverio SQL (T-SQL), kuris keliauja per ODBC į serverį. Galite siųsti SELECT, kad grąžintumėte duomenis į duomenų lapą, formą, ataskaitą arba sąrašo valdiklį; vykdyti DML operacijas (veiksmus) arba administravimo užduotis (DDL). Atminkite, kad tiesioginės užklausos rezultatas yra skirtas tik skaitymui, ir jei jums reikia tiesioginio redagavimo, geriausia sukurti lentelę, susietą su indeksuotu rodiniu, kad gebėti modifikuoti duomenis kontroliuojamu būdu.
- Prisijunkite prie serverio. Jei dar to nepadarėte, susiekite su SQL serveriu naudodami ODBC, pasirinkdami tinkamą duomenų bazę ir kredencialus. užtikrinti stabilų ryšį.
- Atidarykite naują užklausos dizainą. Eikite į skirtuką „Sukurti“ > „Užklausos dizainas“. Jei atidaromas skirtukas „Pridėti lenteles“, uždarykite jį, kad pereitumėte tiesiai į užklausų redagavimo skydelis.
- Pakeiskite tipą į „Paskleisti“. Skirtuke Dizainas pasirinkite „Paskleisti“; programa „Access“ paslėps tinklelį ir parodys SQL rodinį, leisdama jums rašyti T-SQL, kuris veiks serveryje.
- Sukonfigūruokite ODBC ryšio eilutę. Jei nematote ypatybių lapo, paspauskite F4. Lauke „Odbc Connect String“ apibrėžkite ryšį (DSN, serveris, duomenų bazė, autentifikavimas), kuris yra raktas į... užtikrinti, kad užklausa pasiektų teisingą paskirties vietą.
- Parašykite užklausą SQL rodinyje. Atminkite, kad „Access SQL“ ir T-SQL nėra identiški: jie skiriasi sintakse, pavadinimais ir funkcijų parametrais. Gera taktika yra sukurti ir išbandyti T-SQL „SQL Server Management Studio“ programoje, o tada įklijuoti ją čia. išvengti sintaksės klaidų.
- Nustatykite pasirenkamas ypatybes. Jei jūsų sakinys grąžina eilutes (SELECT), nustatykite „Returned Records“ į „Yes“; jei negrąžina eilučių (UPDATE, DELETE, DDL), nustatykite „No“. Taip pat galite registruoti serverio pranešimus „Access“ pranešimų lentelėje, nustatyti „ODBC timeout“ (pvz., 60 sekundžių) ir apriboti „Maximum Records“ iki bandymas su mažais mėginiais.
- Paleisti ir peržiūrėti. Skirtuke Dizainas spustelėkite Vykdyti. Serveris apdoroja sakinį ir „Access“ rodo pirmąjį rezultatų rinkinį. Jei jūsų T-SQL grąžina kelis rezultatų rinkinius, galite naudoti lentelės kūrimo užklausą, pagrįstą perdavimo užklausa, kad juos užfiksuotumėte vietinėse lentelėse, naudodami tokį modelį kaip Kitas:
SELECT <nombre_consulta_passthrough>.*
INTO <nombre_tabla_local>
FROM <nombre_consulta_passthrough>
Naudojant žvaigždutę, kiekvienas rinkinys (jei jis skiriasi stulpeliais) išsaugomas atskiroje vietinėje lentelėje, prie kaskadinio pavadinimo pridedant skaičius. Pavyzdžiui, jei būtų trys rinkiniai, matytumėte kažką panašaus į „Lentelė“, „1 lentelė“ ir „2 lentelė“, o tai palengvina darbą. patikrinkite kiekvieną rezultatą atskirai.
Atminkite: perėjimo užklausos sąsajoje yra skirtos tik skaitymui. Jei reikia redaguoti iš „Access“, susiekite su indeksuotu rodiniu arba dirbkite su tradicinėmis susietomis lentelėmis ir palikite atnaujinimo operacijas saugiai vykdomos veiksmų užklausos.
Padalintos formos patogiai rezultatų peržiūrai ir redagavimui
Be užklausų kūrimo ir vykdymo, norėsite greitai naršyti ir redaguoti. Padalinta forma vienu metu rodo ir duomenų lapą, ir formą. Ji puikiai tinka norint greitai rasti įrašą lentelės rodinyje ir jį redaguoti formos rodinyje su gerai pateiktais laukais ir. patogūs valdikliai.
Norėdami sukurti, naršymo srityje pasirinkite norimą peržiūrėti lentelę arba užklausą ir ją redaguokite. Tada eikite į „Sukurti“ > „Daugiau formų“ > „Padalinti formą“. Atlikta: turėsite du sinchronizuotus to paties duomenų šaltinio rodinius, su kuriais galėsite ieškoti ir modifikuoti nekeičiant objektų.
Šis metodas nepakeičia užklausų, jis jas papildo. Pagalvokite apie padalintą formą ir kurti pasirinktinius paieškos variklius programoje „Access“ kaip jūsų kasdienė ataskaitų suvestinė, o užklausos yra pagrindas, kuris sukuria švarius, pritaikytus duomenis. Kartu jos sudaro galingą darbo eigą greitai analizuoti ir tvarkyti savo duomenis.
Kai šie elementai yra įdiegto – pasirinkimas, lentelės kūrimas, kriterijai, išraiškos, aplinkos įgalinimas ir žingsnis po žingsnio peržiūra – dabar turite visą įrankių rinkinį, kad galėtumėte užtikrintai dirbti su „Access“. Nuo šiol viskas priklauso nuo praktikos: pamatysite, kaip jūsų užklausos pereina nuo paprastų iki sudėtingesnių, optimizuodamos laiką ir rezultatus bei leisdamos jums priimti sprendimus remiantis aiškiais ir gerai struktūrizuotais duomenimis.
