Jei kasdien dirbate su dokumentais debesyje, žinosite, kad vos vienas nelaimingas paspaudimas, dėl kurio prarandate svarbius pakeitimus arba perrašyti jau tobulą failą. Laimei, „Google“ dokumentuose ir „Google“ diske yra labai galinga versijų kontrolės sistema, leidžianti grįžti atgal, pamatyti, kas ką ir kada atliko, ir viską kontroliuoti neišsaugojant tūkstančio „final_draft_definitive“ kopijų.
Šiame straipsnyje žingsnis po žingsnio pamatysite, kaip tai veikia Versijų valdymas „Google“ dokumentuose ir „Google“ diskeKuo skiriasi bendra Disko veikla ir dokumento versijų istorija? Kaip tvarkyti „Word“ failų versijasPDF ar kitais formatais ir kokią geriausią praktiką turėtumėte taikyti, kad išvengtumėte netikėtumų dirbdami savarankiškai ar komandoje.
Kas tiksliai yra versijų valdymas „Google“ dokumentuose ir „Google“ diske?
Kalbėdami apie versijų valdymą „Google“ ekosistemoje, iš tikrųjų turime omenyje du dalykus, kurie vienas kitą papildo, bet nėra tas pats: „Google“ disko veikla (failų ir aplankų lygmeniu) ir Versijų istorija dokumentuose, skaičiuoklėse, skaidrėse ir vaizdo įrašuose saugoma Diske.
Viena vertus, Disko veikla rodo jums visi veiksmai, atlikti su jūsų failais: kas juos redagavo, kas juos perkėlė į kitą aplanką, kas juos bendrino, ar pavadinimas buvo pakeistas, ar į konkretų aplanką buvo įkeltas naujas failas.
Kita vertus, dokumentų, skaičiuoklių, skaidrių (taip pat ir diske išsaugotų vaizdo įrašų) versijų istorija leidžia jums atidaryti senesnes turinio versijas, peržiūrėkite spalva pagal vartotoją paryškintus pakeitimus ir atkurkite ankstesnę versiją, jei reikia anuliuoti naujausius pakeitimus.
Svarbu nepamiršti, kad vietinių „Google“ dokumentų versijų istorija (Dokumentai, Skaičiuoklės, Skaidrės) nėra tas pats, kas Versijų valdymas „Office“ ir „OneDrive“ programose Jei failai, pvz., PDF, vaizdai ar „Word“ dokumentai, įkelti nekonvertuojant, Diskas išsaugo viso failo versijas, bet nerodo eilutė po eilutės pakeitimų, kaip tai daroma Dokumentuose.
„Google“ disko veikla: peržiūrėkite, kas vyksta su jūsų failais
„Google“ disko veiklos rodinys idealiai tinka stebėti failų ir aplankų judėjimąypač jei dalijatės ištekliais su kitais komandos nariais ar klientais.
Šioje veikloje, be kita ko, pamatysite Šio tipo pokyčiai kurie automatiškai įrašomi į Diską ir rodomi dešinėje šoninėje juostoje:
- Leidimai ir komentarai faktai byloje.
- Diske išsaugotų failų ar aplankų pervadinimas.
- Perkėlimai, ištrynimai arba atkūrimai failų ir aplankų.
- Naujų failų ar aplankų įkėlimas į Disko vietą.
- Veiksmai, kuriais dalijamasi arba nustojama dalytis elementais su kitais žmonėmis.
Norėdami pasiekti šią informaciją kompiuteryje, tiesiog eikite į drive.google.com, įveskite savo matavimo vienetą ir atidarykite informacijos skydelį:
- Prieiga prie drive.google.com iš naršyklės.
- Kairėje pusėje įveskite Mano vienetas.
- Viršuje dešinėje palieskite piktogramą informacija kad išskleistumėte šoninį skydelį.
- Tame skydelyje matysite du skirtukus: Aprašymas y Veikla.
Jei norite peržiūrėti naujausi pakeitimai jūsų DiskeTiesiog pasirinkite skirtuką „Veikla“ ir slinkite žemyn sąrašu. Jei norite sutelkti dėmesį į konkretų failą ar aplanką, spustelėkite tą elementą ir pamatysite jūsų nutekėjusi akcijų istorija dešinėje srityje.
Ši funkcija ypač naudinga dirbant komandoje, nes ji padeda greitai nustatyti, kas ką padarė ir kuriuo momentu, taip pat prisiminti, kada pats atlikote tam tikrą veiksmą, jei tai dar nėra labai šviežia jūsų atmintyje.
Versijų istorija dokumentuose, skaičiuoklėse, pristatymuose ir vaizdo įrašuose
Nors veikla suteikia jums pasaulinę perspektyvą, versijų istorija „Google“ failuose Jame daugiausia dėmesio skiriama konkretiems turinio pakeitimams: tekstui, langeliams, skaidrėms ar net redagavimams, taikomiems Diske saugomiems vaizdo įrašams.
„Google“ dokumentuose, skaičiuoklėse ir skaidrėse visi juodraščiai išsaugomi viename faile, todėl nereikia dubliuoti dokumentų, kad išsaugotumėte ankstesnes versijas. Tai leidžia jums... sekti dokumento raidąPažiūrėkite, kas atliko kiekvieną pakeitimą, ir, jei gailėsitės, grįžkite prie senesnės versijos be jokių dramų.
Norint peržiūrėti ankstesnę versiją Dokumentuose, Skaičiuoklėse ar Skaidrėse iš Disko arba pačiose žiniatinklio programose, procesas yra labai paprastas ir visada reikalingas vartotojo vaidmuo. savininkas arba leidimą Galite redaguoti apie dokumentą:
- Atidarykite failą (dokumentą, skaičiuoklę, pristatymą arba vaizdo įrašą) iš Disko.
- Viršutiniame meniu įveskite Failas > Versijų istorija > Peržiūrėti versijų istoriją.
- Dešiniajame skydelyje bus rodomas versijų sąrašas, suskirstytas pagal datą ir laiką, o redagavusių žmonių vardai kiekviename.
- Paspaudus laiko žymą, dokumentas bus rodomas toks, koks jis buvo tuo metu, o pakeitimai bus paryškinti skirtingomis spalvomis, priklausomai nuo vartotojo.
- Jei norite išsaugoti tą versiją kaip dabartinę failo būseną, spustelėkite Atkurti šią versiją.
Viršuje dažnai matysite nuorodą „Paskutinis pakeitimas“Jei užveskite pelės žymeklį ant jo, sistema greitai jį parodys Kas ir kada atliko paskutinį pakeitimąJei ant tos piktogramos atsiranda mažas mėlynas taškas, tai reiškia, kad nuo paskutinio failo atidarymo buvo atlikta naujų pakeitimų.
Be to, pačioje versijų istorijoje galite naudoti parinktį įvardyti versijąTai labai praktiška norint pažymėti tokius etapus kaip „kliento patvirtinta versija“ arba „galutinis pristatymas“, o tada naršyti istorijoje nesivarginant su datomis.
Kaip pamatyti, kas modifikavo konkretų langelį „Skaičiuoklėse“
„Google“ skaičiuoklėse yra labai naudinga papildoma funkcija bendradarbiavimui: galite peržiūrėti konkrečios ląstelės pakeitimų istorijanereikės peržiūrėti viso dokumento.
Norėdami jį naudoti, atidarykite lapą sheet.google.com Kompiuteryje atlikite šiuos veiksmus:
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį, kurį norite ištirti.
- Pasirinkite parinktį Rodyti pakeitimų istoriją.
Atsidarys mažas skydelis, kuriame galėsite matyti kokias vertes turėjo ta ląstelėkas juos pristatė ir kada. Tačiau nepamirškite, kad ne visi pakeitimai matomi Šioje istorijoje: pavyzdžiui, pridėtos arba ištrintos eilutės ar stulpeliai, langelių formatavimo pakeitimai arba formulių sukelti pakeitimai ten neišvardyti.
Net ir su šiais apribojimais ši funkcija puikiai tinka aptikti kada formulė buvo sulaužyta arba kas pakeitė pagrindinę sumą bendrinamoje ataskaitoje.
Ne „Google“ failų (PDF, „Word“, vaizdų ir kt.) versijų valdymas
„Google“ diskas taip pat leidžia valdyti versijas failai, kurie nėra „Google“ gimtoji dalis, pvz., PDF failus, „Word“ dokumentus, „PowerPoint“ pristatymus, vaizdus ar kitus formatus, kuriuos tiesiog įkeliate į savo diską.
Tokiais atvejais Diskas nerodo išsamių dokumento pakeitimų, bet juos išsaugo. kelios pilnos failo versijosTokiu būdu galite pakeisti seną PDF failą nauju neprarasdami istorijos ir nieko neištrindami bei neįkeldami iš naujo.
į valdyti šias versijas iš „Drive“ svetainės:
- Įveskite drive.google.com ir suraskite failą, kurio formatas nėra „Google“ formatas.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite failą ir pasirinkite Tvarkyti versijas.
- Atsidariusiame lange matysite galimų versijų sąrašą su jų datomis.
- Iš ten galite Įkelti naują versiją iš kompiuterio, kad pakeistumėte dabartinį.
- Kai įkėlimas bus baigtas, tiesiog paspauskite arti.
Jei jums reikia dirbti iš kompiuterio naudojant „Drive“ darbalaukiams, taip pat galite pasinaudoti versijų valdymu ir jį papildyti automatinės atsarginės kopijos.
- Įdiegti ir sukonfigūruoti Diskas kompiuteriams jei dar neturite.
- Raskite kompiuteryje failą, kuris nėra iš „Google“.
- Naudokite sinchronizuotą Disko aplanką, skirtą kompiuteriams perkelti arba nukopijuoti failą į norimą Disko aplanką.
- Kiekvieną kartą perrašius tą failą, jie bus išsaugoti tiek nauja versija, tiek ankstesnės Disko istorijoje.
į atkurti senesnes versijas iš šių failų:
- Diske spustelėkite failą ir eikite į meniu. Daugiau > Tvarkyti versijas.
- Šalia versijos, kurią norite išsaugoti, spustelėkite Daugiau > Atsisiųsti kad galėtumėte jį atsisiųsti į savo kompiuterį.
- Jei norite, kad senesnė versija vėl taptų dabartine Disko versija, galite įkelkite jį dar kartą iš to paties lango naudodami parinktį Įkelti naują versiją.
Svarbu: net jei įkelsite naują failo, kuris priklauso kažkam kitam, versiją, Pirminis savininkas liks tas patsJūs tiesiog pridėsite dar vieną iteraciją prie to failo.
Versijų išsaugojimas visam laikui, istorijos valymas ir apribojimai
Siekdama užkirsti kelią nekontroliuojamam istorijos augimui, „Google“ taiko vidines taisykles, pagal kurias sujungia arba sujungia senas versijas failo. Tai gali reikšti, kad tam tikrais atvejais nematote kiekvieno nedidelio pakeitimo kaip atskiros versijos.
Dauguma jūsų failų saugomi „Google“ dokumentuose, skaičiuoklėse ir skaidrėse. naujausios ir aktualiausios versijos seniausių dokumentų, nebent aiškiai pažymite versiją išsaugojimui.
Kai norite užtikrinti, kad konkreti failo versija nebūtų prarasta laikui bėgant, galite naudoti šią parinktį Laikyti amžinai arba priskirkite jam unikalų pavadinimą versijų istorijoje. Tokiu būdu „Google“ jo nesujungs su kitais ir jis visada bus pasiekiamas.
Jei trūksta vietos saugykloje, taip pat galite išsaugoti ne „Google“ failuose. panaikinti ankstesnes versijas Rankiniu būdu: tiesiog eikite į „Tvarkyti versijas“, spustelėkite „Daugiau“ šalia versijos, kurios jums nebereikia, ir pasirinkite PašalintiTai atlaisvina vietos nepaveikdama dabartinės versijos.
Atminkite dar vieną svarbų apribojimą: jei turite leidimą tik skaitymas Jei turite failo redagavimo teises, negalėsite pasiekti jo versijų istorijos. Norėdami peržiūrėti šią informaciją, turite turėti redagavimo teises arba būti savininku.
Kada ir kodėl verta naudoti versijų kontrolę?
„Google“ disko ir dokumentų versijų valdymas skirtas ne tik klaidoms ištaisyti; tinkamai naudojamas jis tampa... komandinio darbo ir atsekamumo įrankis labai galingas.
Kai kurios situacijos, kai pasisuka praktiškai būtinas garsas:
- Teisiniai dokumentai arba sutartys kurie yra kelis kartus peržiūrimi ir turi būti saugomi audito ar atitikties tikslais.
- Bendradarbiavimo projektai, kuriuose Keli žmonės redaguoja vienu metu ataskaitos, biudžetai, pristatymai ar verslo pasiūlymai.
- Kūrybiniai ar rinkodaros darbai, kuriuose patartina išlaikyti klientų patvirtintų versijų istorija ir atmestos versijos.
- Edukacinės aplinkos, kuriose mokytojai ir mokiniai gali sekti kūrinio raidą ir peržiūrėti ankstesnius įnašus.
Be to, „Google Docs“ sukurta sistema, automatiškai išsaugojant ir atliekant pakeitimus realiuoju laiku, leidžia istorijai veikti kaip... detali atsarginė kopijaJums nereikia kurti rankinių kopijų, nes sistema jau išsaugo tarpinius veiksmus.
Priešais vieną tradicinė atsarginė kopija (kuri paprastai yra sistemos momentinė kopija konkrečiu momentu), versijų kontrolė reaguoja į kiekvieną pokytį kurias atliekate su failu, todėl galite grįžti į labai konkrečias būsenas neatkurdami ištisų aplankų ar diskų.
Geriausia praktika dirbant su versijomis „Google“ dokumentuose ir diske
Norint maksimaliai išnaudoti visas šias funkcijas, patartina taikyti keletą gera organizacinė ir priežiūros praktikaypač jei tame pačiame padalinyje dirba daug žmonių.
Labai naudinga rekomendacija – užbaigus svarbų dokumento etapą (pavyzdžiui, pasiūlymą, kuris jau buvo peržiūrėtas viduje), pridėti versijos identifikavimo pavadinimas Istorijoje: kažkas panašaus į „Vidinė peržiūra patvirtinta“ arba „Išsiųsta klientui 1“. Taip nereikės spėlioti, kas slypi už atsitiktinės datos ir laiko.
Taip pat įdomu apibrėžti tam tikrus versijų valymo politikos Dideliuose arba dažnai keičiamuose failuose (pvz., labai didelėse duomenų ataskaitose arba kasdien atnaujinamuose dokumentuose) galite išsaugoti tik pagrindines versijas ir ištrinti senesnes tarpines versijas, kad sutaupytumėte vietos.
Didelėse komandose beveik privaloma skirti tam laiko baziniai mokymai versijų valdymo srityje: paaiškinkite, kaip pasiekti istoriją, kaip atkurti versijas, ką reiškia kiekviena spalva, kaip peržiūrėti pakeitimus pagal vartotoją ir kaip naudoti Disko veiklos skydelį, kad pamatytumėte, kas ką palietė.
Galiausiai, kai tame pačiame faile aptinkate konfliktų ar kryžminių redagavimų, gali būti naudinga susitarti paprastų naudojimo protokolųPavyzdžiui, naudojant komentarus dideliems pakeitimams koordinuoti arba rezervuojant konkrečius laiko tarpsnius svarbiems redagavimams, taip sumažinant kolegų darbo dubliavimosi tikimybę.
Įvaldę šiuos „Google“ dokumentų ir „Google“ disko versijų valdymo ir veiklos įrankius, galite dirbti daug ramiau, nes visada turite galimybę grįžti prie ankstesnio taško, peržiūrėti, kas atliko kiekvieną pakeitimą, ir tvarkingai išsaugoti istoriją.Nesvarbu, ar tvarkote slaptus dokumentus, ar tiesiog norite išvengti darbo valandų praradimo dėl neatsargumo, tinkamas šių funkcijų naudojimas paverčia „Drive“ daugiau nei paprasta debesies failų saugykla.
