Versijų valdymas „Office“ ir „OneDrive“ programose: išsamus vadovas

Kai kasdien dirbate su dokumentais „Office“, „OneDrive“ ir „SharePoint“Normalu, kad vieną dieną netyčia ką nors ištrinsite, perrašysite gerą versiją arba norėsite įrodyti, kas ką ir kada pakeitė. Štai čia ir praverčia versijų kontrolė: savotiškas „saugos tinklas“, kuris išsaugo jūsų failų istoriją ir leidžia atšaukti pakeitimus, kai suklysite.

Šiame vadove mes išsamiai apžvelgsime, kaip tai veikia Versijų valdymas „Office“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ programoseKuo skiriasi pagrindinės ir šalutinės versijos, kas yra registro versijų kūrimas, kaip atkurti ištisus failus ir bibliotekas ir kokia geriausia praktika turėtų būti taikoma įmonėse, kad būtų laikomasi teisinių reikalavimų ir išvengta netikėtumų.

Kas tiksliai yra versijų valdymas „Office“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ programose?

Failų versijų kontrolė yra sistema, kuri Tai išsaugo kelias to paties dokumento versijas. Atliekant pakeitimus, užuot visada perrašius ankstesnę kopiją, kiekvieną kartą išsaugojus (arba sistemai įrašant automatiškai), generuojama nauja versija su data, autoriumi ir kitais metaduomenimis.

Šis metodas leidžia jums konsultuotis, palyginti ir atkurti Ankstesnės failo versijos išsaugomos nereikalaujant rankiniu būdu kurti kopijų, pvz., „final_report_final_final2.docx“. Be to, sukuriamas savotiškas audito žurnalas, kuriame rodoma, kas, kokius pakeitimus ir kada atliko, o tai yra labai svarbu atitiktis reglamentams ir vidaus kontrolė.

Kitaip nei klasikinė atsarginė kopija, kuri retkarčiais sukuria sistemos momentines kopijas, versijų valdymas Tai suveikia, kai pakeičiate failąJis yra detalus (atskirų failų lygmeniu), integruotas į „OneDrive“ / „SharePoint“ ir paprastai pasiekiamas tiesiai iš dokumento kontekstinio meniu.

Specialus atvejis: įrašų versijų valdymas „SharePoint“ ir „OneDrive“

Įmonių aplinkoje svarbu ne tik atkurti failą, bet ir turėti galimybę jį pažymėti tam tikras versijas kaip nekeičiamus įrašusdėl teisinių, atitikties ar audito priežasčių. „SharePoint Online“ ir „OneDrive“ turi specialų modelį, vadinamą įrašų versijų valdymas kuris žengia žingsnį toliau nei paprasta istorija.

Ši sistema pagrįsta tuo, kad naudojama saugojimo etiketės kurie pažymi dokumentą kaip įrašą. Pritaikius šio tipo žymę, atsiranda papildoma ypatybė, vadinama „Įrašo būsena“, kuri gali būti Užrakinta o Atrakinta, pagal etiketės konfigūraciją.

Nors įrašas užrakintas, pažymėta versija išlieka. apsaugotas nuo modifikacijųAtrakinus dokumentą, jį vėl galima redaguoti, tačiau jis ir toliau laikomas įrašu saugojimo tikslais. Ši užrakinimo / atrakinimo sistema leidžia toliau bendradarbiauti su dokumentais, kurie jau turėjo „oficialias“ versijas, neprarandant kiekvieno etapo sekimo.

Kas pasiekiama naudojant įrašų versijų kontrolę?

Tinkamai pritaikydami įrašų saugojimo žymas, „SharePoint“ ir „OneDrive“ suteikia galimybę atlikti keletą labai galingų funkcijų iš [peržiūros / ir kt. perspektyvos] informacijos valdymas:

• Redaguoti ir saugoti tik aktualias versijas kaip įrašus.Nauja versija yra „užantspauduota“ kaip įrašas tik tada, kai Registracijos būsena Jis užrakintas. Jei dirbdami laikysite jį atrakintą ir užrakinsite tik tada, kai versija bus galutinė, sumažinsite saugomų kopijų skaičių ir išvengsite... saugoti nereikšmingas versijas.
• Automatiškai išsaugoti žurnalų versijas pakabos bibliotekoje išsaugojimuiVisose „SharePoint“ ir „OneDrive“ svetainėse yra vidinė biblioteka, dažnai vadinama „Saugojimo sulaikymo biblioteka“. Šioje bibliotekoje sukuriamas aplankas „Žurnalai“, kuriame saugomi žurnalai. registro versijos kaip atskiri failaiKiekvienas failas pavadintas pagal tokį šabloną.
• Išsaugokite nuolatinį dokumentą su visa savo istorijaNors žurnalų versijos nukopijuojamos į pakabos biblioteką, pagrindinis dokumentas išlaiko savo visa versijų istorija Pasiekiama iš meniu „Versijų istorija“. Ten galite matyti, kurios versijos yra įrašai (žodis „Įrašas“ paprastai rodomas komentaruose) ir atidaryti juos, kai jums jų reikia.

Be to, jei saugojimo žymė nustatyta kaip pašalinimo peržiūra pasibaigus saugojimo laikotarpiuiKiekviena įrašo versija vertinama atskirai, o tai yra labai svarbu norint laikytis griežtų dokumentų išsaugojimo politikos nuostatų.

Įrašo užrakinimas ir atrakinimas: kas vyksta apačioje

Bet kuris vartotojas, turintis įnašo teises (arba panašų lygį) bibliotekoje, gali, jei leidžia politika, pakeisti įrašo būseną Iš užrakintos į atrakintą ir atvirkščiai dokumento išsamios informacijos skydelyje, kur taip pat gali būti rodoma spynos piktograma, rodanti, kad dokumentas užrakintas.

Kai vartotojas atrakina įrašąFone atliekama eilė automatinių veiksmų:

1. Jei svetainėje dar nėra pakabų biblioteka konservavimuiJis sukuriamas automatiškai.
2. Jei tos bibliotekos dar nėra Aplankas „Įrašai“Jis taip pat generuojamas.
3. Atliekama operacija „Kopijuoti į“ Naujausia dokumento versija siunčiama į aplanką „Žurnalai“. Siunčiama tik naujausia tuo metu buvusi versija, o ne visos ankstesnės versijos.
4. Į įrašų aplanką įdėta kopija Jis pridedamas prie originalaus dokumento versijų istorijos. ir tos versijos komentarų lauke rodomas tekstas „Įrašyti“.
5. Originalus dokumentas tampa nauja redaguojama versija (bet neištrinamas), o stulpelis „Elementas yra įrašas“ ir toliau žymimas „Taip“, o tai reiškia, kad jis ir toliau yra įrašas, net jei jį galima modifikuoti.

Kai vėliau vartotojas vėl blokuoti registracijąDokumentas lieka užšaldytas toje versijoje: jo nebegalima redaguoti, kol jis užrakintas. Būtent atrakinimas, o ne užrakinimas, suaktyvina žurnalo versijos sukūrimą sustabdymo bibliotekoje.

Norint kontroliuoti visą šį procesą audito tikslais, Užrakinimo ir atrakinimo veiksmai įrašomi į audito žurnalą. iš „Microsoft 365“. Audito paieškoje, dalyje „Failų ir puslapių veikla“, galite filtruoti įvykius, pvz., „Žurnalo būsena pakeista į užrakinta“ arba „Žurnalo būsena pakeista į atrakinta“, kad žinotumėte, kas ką ir kada palietė.

Pirminės ir antrinės versijos „SharePoint“ ir „OneDrive“

Be žurnalų, „SharePoint“ ir „OneDrive“ turi versijų sistemą pagrindinis (pagrindinis) ir antrinis (nepilnametis), labai naudinga valdant įprastą bendradarbiaujant kuriamų dokumentų gyvavimo ciklą.

The pagrindinės versijos Jie žymi etapus: pavyzdžiui, momentą, kai failas pateikiamas peržiūrai arba paskelbiamas plačiai auditorijai. Jie numeruojami taip: sveikieji skaičiai (5.0, 6.0 ir kt.). antrinės versijos Jie naudojami nebaigtiems darbams, juodraščiams, kurie dar nėra paruošti visai organizacijai, ir yra sunumeruoti po kablelio (5.1, 5.2…).

Daugelis įmonių konfigūruoja juodraščių apsaugą taip, kad tik failo savininkas ir asmenys, turintys patvirtinimo teises, galėtų matyti nepagrindines versijas, o juodraščiai būtų paslėpti, kol nebus paskelbta pagrindinė versija. Tai neleidžia neįgaliotiems vartotojams jų peržiūrėti. nesubrendusius dokumentus.

Palaikomi tik „SharePoint“ sąrašai pagrindinės versijosJei sąrašo elementus reikia patvirtinti, jie gali būti „Laukiama“ būsenos ir sunumeruoti dešimtaine tvarka kaip juodraščiai, tačiau patvirtinus jie vis tiek laikomi pagrindinėmis versijomis.

Apribojimai ir elgsena pasiekus versijų limitą

„SharePoint“ turi maksimalų skaičių antrinės versijos kiekvienai pagrindinei versijai, kuri pagal numatytuosius nustatymus yra 511 (nors tai galima koreguoti). Pagrindinių versijų skaičių taip pat galima konfigūruoti naudojant bibliotekos versijų valdymo parinktis.

Jei dirbate su internetinėmis programomis arba naujausia „Office“ darbalaukio versija ir bandote išsaugoti nauja antrinė versija, viršijanti maksimalųNaujausia esama nepilnametė versija bus perrašyta. Jei naudojate senesnius klientus, tai gali jus tiesiogiai paveikti. Negalite išsaugoti arba įkelti pakeitimų kol bus išleista nauja pagrindinė versija.

Norint išvengti šio elgesio, rekomenduojama, kad, kai apatinis skaičius artėja prie ribos, publikuoti pagrindinę versiją (pavyzdžiui, pereinant nuo 5.xa prie 6.0). Tada papildomas skaitiklis nustatomas iš naujo ir galite atkurti iki maksimalios, naujai šakai sukonfigūruotos reikšmės.

Versijų istorija: peržiūrėkite, palyginkite ir atkurkite

Ir „OneDrive“, ir „SharePoint“ visuose dokumentuose yra Versijų istorija pasiekiama iš meniu „Failas“per žiniatinklio sąsają, iš „Windows“ failų naršyklės (naudojant sinchronizavimo klientą) arba tiesiogiai „Office“ programose.

Ši istorija yra esminė dalis „Microsoft 365“ integruota duomenų apsaugaTaip yra todėl, kad tai ne tik padeda anuliuoti atsitiktinius pakeitimus, bet ir susidoroti su saugumo incidentais, tokiais kaip išpirkos reikalaujanti programinė įranga ar kenkėjiškas manipuliavimas.

Iš versijų istorijos vartotojai galima:

• Peržiūrėti ankstesnes versijas neperrašant dabartinės.: Tik skaitoma kopija atidaroma programoje „Word“, „Excel“, „PowerPoint“ arba kitoje programoje, todėl prieš atkuriant galite patikrinti jos turinį.
• Palyginti versijas„Office“ dokumentuose galite naudoti palyginimo peržiūros kad pamatytumėte, kas pasikeitė tarp dviejų versijų, todėl lengviau sekti redakcinius pakeitimus ar skaičius skaičiuoklėse.
• Atkurti ankstesnę versijąJei nauja versija nepavyksta, failas sugadinamas arba jums tiesiog „labiau patiko anksčiau“, galite atkurti tą versiją kaip naują, dabartinę versiją. Sistema neištrina ankstesnės versijos: atkurta versija tampa naujausia, o senoji lieka kaip ankstesnė versija.
• Failų istorijos sekimasBet kuriuo metu galite matyti, kas modifikavo kiekvieną versiją, kada tai padarė ir, kai kuriais atvejais, susijusius komentarus.

Kaip atkurti ankstesnes failų versijas „OneDrive“ (žiniatinklyje, darbalaukio ir „Office Online“)

Kai reikia grįžti prie ankstesnės konkretaus failo versijos, „OneDrive“ siūlo keletą parinkčių priklausomai nuo to, ar esate naršyklėje, darbalaukio kliente ar „Word“ / „Excel“ / „PowerPoint“.

Versijų atkūrimas iš „OneDrive“ svetainės

Žiniatinklio sąsajoje procesas gana paprastas: prisijungiate naudodami savo „Microsoft 365“ paskyrą, atidarote "Mano failai", ieškote atitinkamo dokumento (pvz., 1.doc.docx) ir dešiniuoju mygtuku pasirenkate „Versijų istorija“Svarbu, kad administratorius turėtų versijų kontrolė įjungta bibliotekoje; kitaip istorijos nematysite.

Atsidarys langas su visomis galimomis failo versijomis, modifikavimo data, naudotojas ir dydisIš ten:

• Jums atidaryti konkrečią versiją kad jį peržiūrėtumėte.
• Arba dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite norimą versiją ir pasirinkite "Atkurti".

Atkuriant, pavyzdžiui, 4.0 versiją, ji tampa nauja dabartine versija (pavyzdžiui, 6.0), bet neprarandant originalios versijosIstorija tiesiog pertvarkoma. Taip išsaugomas visiškas atsekamumas.

Versijų atkūrimas iš „OneDrive“ darbalaukio kliento sistemoje „Windows“

Jei sistemoje „Windows“ įdiegtas „OneDrive“ darbalaukio klientas, galite atlikti panašų veiksmą tiesiogiai iš „File Explorer“, neper naršyklę.

Tiesiog eikite į sinchronizuotą „OneDrive“ aplanką, suraskite failą, spustelėkite dešiniuoju pelės mygtuku ir dar kartą pasirinkite. „Versijų istorija“Atidaromas tas pats versijų valdymo skydas kaip ir žiniatinklyje, ir galite atkurti vieną iš versijų.

Tačiau iš čia tai neįmanoma. atkurti kelias kelių failų versijas vienu metuAtkūrimas atliekamas kiekvienam failui atskirai. Didelio masto scenarijams gali būti patogiau naudoti funkciją „Atkurti „OneDrive““, kurią netrukus pamatysime.

Versijų atkūrimas iš „Word“, „Excel“ arba „PowerPoint Online“

Jei atidarote „Office“ dokumentą, saugomą „OneDrive“, iš „Word Online“, „Excel Online“ arba „PowerPoint Online“, taip pat galite pasiekti jo istoriją neišeidami iš programos. Tiesiog eikite į Failas > Informacija > Versijų istorija.

Šoniniame skydelyje bus rodomos skirtingos versijos; pasirinkę vieną galėsite pamatyti pokyčius paryškinta pačiame dokumente ir nuspręskite, ar norite „Išsaugoti kopiją“ o "Atkurti"Mygtukas „Atkurti“ nebus rodomas naujausioje versijoje, nes tai jau yra dabartinė versija.

Atkurti visus „OneDrive“ duomenis į ankstesnę būseną

Rimtesniais atvejais (išpirkos reikalaujančios programinės įrangos, masinio trynimo, automatinio sinchronizavimo klaidų ir kt.) gali tekti peržiūrėti daugiau nei vieną failą ir Visiškai atkurti „OneDrive“ į ankstesnę būseną.

Norėdami tai padaryti, prisijunkite prie savo „OneDrive“ žiniatinklio paskyros ir spustelėkite piktogramą. „Nustatymai“ viršutiniame dešiniajame kampe ir pasirinkite „Atkurti „OneDrive““Atidaromas specialus puslapis, kuriame galite:

• Pasirinkite trumpą laiko intervalą: Vakar, prieš savaitę, prieš tris savaites.
• Arba pasirinkite vieną suasmeninta data ir laikas naudojant slankiklį ir grafiką, kuriame rodomi aktyvumo šuoliai (naudinga norint nustatyti atakų ar masinių ištrynimų laiką).

Po diagrama galite peržiūrėti individualūs pokyčiai (kuris naudotojas ką atliko, su kuriuo failu, kada) ir pasirinkite, ką norite anuliuoti. Kai jau žinote, prie ko norite grįžti, spustelėkite "Atkurti" ir „OneDrive“ atšaukia visus po tos datos atliktus pakeitimus masiškai.

Atkurti ištrintus „OneDrive“ failus ir tvarkyti šiukšliadėžę

Kai panaikinate failą iš aplanko, sinchronizuoto su „OneDrive“, tas panaikinimas yra replikuojamas visuose įrenginiuose sujungta su ta pačia paskyra. Todėl dažnai beprasmiška ieškoti failo savo namų nešiojamajame kompiuteryje: jis jau bus ištrintas ir ten.

Sprendimas – eiti į „OneDrive“ šiukšlinė žiniatinklio sąsajoje. Kairiajame skydelyje matysite parinktį „Šiukšlinė“; į ją įvedus, visi elementai bus ištrinti su:

• Ištrynimo data ir laikas
• Vartotojas, atlikęs ištrynimą
• Originali vieta „OneDrive“ viduje

Tiesiog pasirinkite norimus failus arba aplankus ir paspauskite "Atkurti" , kad grąžintumėte juos į pradinę vietą. Tai labai naudinga operacija, kai ištuštinote „Windows“ šiukšlinę, bet vis dar esate „OneDrive“ šiukšlinės saugojimo lange.

„Microsoft 365“ verslo paskyrose ištrinti elementai saugomi iki 93 dienos šiukšliadėžėje (nebent administratoriai sukonfigūravo trumpesnį laikotarpį). Elementai saugomi mažiausiai tris dienas, o tada juos galima visam laikui ištrinti.

Kiek laiko saugomos versijos ir kokie yra apribojimai?

Asmeninėse „OneDrive“ paskyrose Senesnės failo versijos saugomos 30 dienų ir jį galima atkurti tiek, kiek 25 versijos maždaug vienam failui (tikslus limitas gali skirtis priklausomai nuo konfigūracijos). Organizacinių paskyrų limitai priklauso nuo bibliotekos konfigūracija „SharePoint“ / „OneDrive“ verslui, kur gali būti daug daugiau vietos (pavyzdžiui, iki 500 versijų vienam failui).

Kaip elgtis, kai „OneDrive“ viršija saugyklos limitą

Jei viršysite „OneDrive“ saugyklos limitą, jūsų paskyrai bus nustatytas saugojimo laikotarpis. sušalusi būsenaFailai vis dar yra, bet paslauga gali nustoti tinkamai sinchronizuoti ir blokuoti tam tikrus veiksmus. Norėdami išspręsti šią keblią padėtį, turite dvi pagrindines galimybes:

• Pirk daugiau vietosAtnaujinate planą į didesnį arba pridedate vietos saugykloje. Kartais gali prireikti iki 24 valandų, kol įsigalios atnaujinimas ir „OneDrive“ nebebus užšaldyta.
• Ištrinkite failus, kad atlaisvintumėte vietosJei nenorite mokėti daugiau, „OneDrive“ žiniatinklio sąsajoje galite pasirinkti „Atšaldyti paskyrą, kad laikinai pasiektumėte failus“. Šiuo atidėjimo laikotarpiu jūsų failai bus skirti tik skaitymui, kol atlaisvinsite pakankamai vietos. 30 dienų turiniui ištrinti ir sumažinkite limitą. Jei to nepadarysite, paskyra vėl bus užblokuota, o kai kuriais atvejais vienintelė likusi galimybė – susisiekti su „Microsoft“ palaikymo tarnyba.

Verta patikrinti, kurie aplankai yra Sinchronizavimas iš kompiuterio ir panaikinkite žymėjimą nuo tų, kurie užima daug vietos (pvz., didelių vaizdo įrašų, kurių nereikia būti debesyje). Taip pat pravartu svarbius failus atsisiųsti į vietinį diską arba kitą atsarginių kopijų kūrimo sistemą prieš visam laikui juos ištrinant iš „OneDrive“, kad atlaisvintumėte vietos.

Be to, jei nepasieksite savo „OneDrive“ tuo metu vienerius metusJūsų paskyra gali būti užblokuota, net jei ir toliau naudojatės kitomis „Microsoft 365“ paslaugomis. Norėdami to išvengti, tiesiog prisijunkite bent kartą per metus (arba naudokite darbalaukio klientą).

„OneDrive“ funkcijos, kurios priklauso nuo versijų valdymo

„OneDrive for Business“ yra „Microsoft 365“ dalis ir siūlo funkcijų rinkinį, kuris Jie tiesiogiai naudoja versijų valdymą ir debesies saugyklą siekiant pagerinti bendradarbiavimą, saugumą ir naudojimo paprastumą.

Failai pagal pageidavimą

Funkcija Failai pagal pageidavimą Tai leidžia peržiūrėti, ieškoti ir sąveikauti su viskuo, ką turite „OneDrive“ iš „File Explorer“nereikės atsisiųsti viso dokumento į kompiuterį. Dokumentai, esantys tik debesyje, pažymėti debesies piktograma, o atsisiųsti dokumentai – žalia varnele.

Jei ketinate dirbti neprisijungę prie interneto, galite naudoti šią parinktį „Visada laikykite šiame įrenginyje“ turėti vietinę kopiją. O jei vėliau norėsite atlaisvinti vietos, galite pasirinkti „Atlaisvinkite vietos“ kad failas grįžtų į debesį neprarandant versijų istorijos.

Šiuolaikiniai priedai programoje „Outlook“

„OneDrive“ integruojasi su „Outlook“, kad pasiūlytų vadinamąjį „Šiuolaikiniai priedai“Užuot siuntus failo kopiją el. paštu, siunčiama nuoroda į failą, saugomą „OneDrive“ arba „SharePoint“. Tai centralizuoja dokumentą ir apsaugo nuo daugybės nereikalingų failų. skirtingos versijos gautuosiuose.

Be to, programoje „Outlook“ galite apibrėžti šiuos dalykus: bendrinimo leidimai (tik peržiūrėti, redaguoti, bendrinti su konkrečiais asmenimis ir kt.), taip suderinant el. pašto naudojimą su „OneDrive“ versijų valdymo modeliu. Organizacijos dažnai koreguoja numatytąjį „Outlook“ veikimą, kad nuspręstų, ar pridėti failą kaip kopiją, ar kaip nuorodą pagal numatytuosius nustatymus.

Atkurti failus iš naujausios veiklos

Specifinė funkcija Atkurti failus „OneDrive for Business“ leidžia pasirinkti atkūrimo tašką iš naujausių 30 dienosRodoma failų aktyvumo histograma, padedanti nustatyti, kada įvyko problema (pavyzdžiui, išpirkos reikalaujančios programinės įrangos ataka su daugybe koncentruotų pakeitimų).

Tame rodinyje galite pasirinkti laiko momentą, į kurį norite grįžti, ir „OneDrive“ grįš į pradinę būseną. visi vėlesni pakeitimai iki to momento paveiktam failų rinkiniui. Tai labai naudinga priemonė, kai problema paveikia ne vieną dokumentą, o kelis iš karto.

Verslo perdirbimo dėžė

Be asmeninio „OneDrive“ šiukšliadėžės, profesinėse ir švietimo įstaigose yra perdirbimo konteineris su ilgesniu saugojimo laiku (iki 93 dienų, jei nesukonfigūruota kitaip). Per šį laiką failus galima lengvai atkurti ir tik tada jie ištrinami visam laikui, taip suteikiant papildomą apsaugą nuo ištrynimo klaidų.

Žinomo aplanko perkėlimas

Funkcionalumas žinomų aplankų perkėlimas Tai leidžia automatiškai nukreipti įprastus „Windows“ ir „macOS“ aplankus (darbalaukį, dokumentus ir kt.) į „OneDrive“. Tokiu būdu vartotojui nereikia keisti savo įpročių: jis ir toliau įrašo failus į įprastus aplankus, tačiau tie failai iš tikrųjų nukreipiami į „OneDrive“. Jie sinchronizuojami su „OneDrive“ ir jiems naudingos versijų kūrimo, atsarginių kopijų kūrimo debesyje ir atkūrimo po nelaimių funkcijos.

Failų sinchronizavimas visuose įrenginiuose

„OneDrive“ magiją užbaigia sinchronizavimo programa „Windows“ ir „Mac“ sistemoms bei mobiliųjų įrenginių programėlės, skirtos „iOS“ ir „Android“. Jų dėka tiesiog išsaugojus failą „OneDrive“ aplanke, jis automatiškai įkeliamas į debesį, replikuojamas kituose įrenginiuose ir... centralizuota versijų istorija ant platformos.

Įmonės gali planuoti ir diegti didelio masto sinchronizavimo programėlę iš „SharePoint“ / „OneDrive“ administravimo centro, apibrėždamos, kurios bibliotekos sinchronizuojamos, kokios politikos taikomos ir koks elgesys leidžiamas dėl tinklo naudojimo, vietinės saugyklos ir kt.

Geriausia „OneDrive for Business“ praktika ir rekomenduojami naudojimo atvejai

„OneDrive for Business“ skirta įvairaus dydžio organizacijosNuo laisvai samdomų darbuotojų ir MVĮ iki didelių korporacijų, kurioms taikomi griežti saugumo ir atitikties reikalavimai. Kai kurie profiliai, kuriems ypač naudinga:

• Nuotoliniai darbuotojai kuriems reikia pasiekti dokumentus ir bendradarbiauti juose iš skirtingų vietų ir įrenginių.
• Komandos ir skyriai kuriems reikalinga centralizuota darbo erdvė ir kontroliuojamas versijų kūrimas.
• IT administratoriai ir atitikties pareigūnai kuris turi garantuoti duomenų saugojimą, auditą ir apsaugą nuo duomenų praradimo.
• Projektų vadovai kurie tvarko svarbiausią projekto dokumentaciją ir turi žinoti, kas ką ir kada keitė.

Kad tai išgautų visos sultysSvarbu atkreipti dėmesį į tokius aspektus kaip:

• Organizuokite a nuosekli aplanko struktūra ir, jei tinka, naudokite metaduomenis „SharePoint“.
• Periodiškai peržiūrėkite bendrinimo leidimai siekiant išvengti per didelės prieigos.
• Apmokyti naudotojus versijų istorija, atkūrimas ir žurnalaitodėl nebijokite naudoti šių funkcijų.
• Politikos konfigūravimas pagrįstas išlaikymas subalansuoti teisinius reikalavimus ir saugojimo išlaidas.

Apjungdama versijų kontrolę (įskaitant žurnalus), išplėstinę šiukšlinę, failų atkūrimą, sinchronizavimo ir prieigos parinktis bet kuriame įrenginyje, „OneDrive“, „SharePoint“ ir „Office“ ekosistema siūlo išsamų sprendimą abiem atvejais. kasdieninis darbas kaip rizikos valdymas ir atitiktis.

Tinkamai sukonfigūravus šią sistemą, ne tik išvengiama problemų, kai failas prarandamas, bet ir organizacija gali būti rami, žinant, kad yra patikima ir audituojama visų svarbių dokumentų įvykių istorija. Pasidalykite šia informacija, kad daugiau vartotojų žinotų, kaip valdyti versijų valdymą „Office“ ir „OneDrive“.