Versijų valdymas „Office“ ir „OneDrive“ programose: pagrindinės politikos kryptys

Tikrai dažnai jautėte, kad jūsų „Word“, „Excel“ ar „PowerPoint“ dokumentai (o programoje „Word“ – pakeitimų sekimo ir komentarų naudojimas) yra nuolatinio chaoso būsenoje: versijos su neįmanomais pavadinimais, netyčia perrašyti failai, kolegos redaguoja be įspėjimo... „Office“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ Šį chaosą galima suvaldyti, bet tik tuo atveju, jei iki galo suprantate, kaip veikia versijų valdymas, duomenų saugojimas ir susijusios politikos.

Verslo aplinkoje kalbama ne tik apie „galimybę atsitraukti“, kai kas nors padaro klaidą: mes kalbame apie atitiktis reglamentams, įrašai, auditas, saugojimo išlaidos ir licencijavimo politikaŽemiau aiškiai ir organizuotai ispanų kalba pamatysite, kaip veikia „Office“ ir „OneDrive“ versijos, kokį vaidmenį atlieka saugojimo žymos, ką tiksliai atlieka saugojimo sustabdymo bibliotekos, kokias „OneDrive“ strategijas galite naudoti kaip administratorius ir kaip visa tai dera su licencijavimo pakeitimais, tokiais kaip „Microsoft 365 Archive“.

Pagrindinės sąvokos: versijos, duomenų saugojimas ir įrašai sistemoje „Microsoft 365“

„Microsoft 365“ sistemoje viskas sukasi apie tris pagrindinius elementus: dokumento versijų istorija, saugojimas ir kontroliuojamas šalinimas ir galimybė deklaruoti tam tikrą turinį kaip registrosŠios galimybės taikomos tiek „OneDrive“ failams, tiek „SharePoint“ svetainėms, įskaitant archyvuotas svetaines ir konteinerius. Įterptasis SharePoint Naudojamas „Loop“ arba „Copilot“.

Dokumento versijų valdymas leidžia išsaugoti skirtingas failo versijas su laiko žymos, autorius, dydis ir komentaraiIr tai svarbu valdyti metaduomenis teisingai. Ant šios istorijos uždengtos saugojimo politikos ir žymos, kurios nurodo, kiek laiko turinys saugomas ir kas turėtų nutikti pasibaigus laikotarpiui: tiesiog išsaugoti, išsaugoti ir ištrinti arba tiesiog ištrintiBe to, kai kurios saugojimo žymos gali žymėti elementus kaip reguliavimo registrai arba registraipridedant papildomų apribojimų, kad būtų blokuojami pakeitimai ir ištrynimai.

Versijų valdymas „SharePoint“ ir „OneDrive“

Visose „SharePoint“ ir „OneDrive“ dokumentų bibliotekose versijų valdymas įjungtas pagal numatytuosius nustatymus, išsaugont bent 500 pagrindinių versijųPagrindinės versijos numeruojamos sveikaisiais skaičiais (pvz., 5.0), o šalutinės versijos – dešimtainiais skaičiais (5.1, 5.2 ir kt.), taip atskiriant „oficialius“ etapus nuo vykdomų juodraščių.

Susijęs straipsnis:

Kaip maksimaliai išnaudoti „Word“ pakeitimų sekimo ir komentarų funkcijas

Daugelis organizacijų naudoja antrinės versijos vykdomam darbui ir rezervuoti pagrindines versijas oficialioms peržiūroms arba publikacijoms. Tam tikrais atvejais juodraščio apsauga sukonfigūruota taip, kad šias antrines versijas galėtų matyti tik failo savininkas ir asmenys, turintys teisę jį patvirtinti, taip užtikrinant, kad likę darbuotojai turėtų prieigą tik prie publikuotos pagrindinės versijos.

„SharePoint“ sąrašuose viskas šiek tiek kitaip: leidžiami tik šie elementai pagrindinės versijos sunumeruotos sveikaisiais skaičiaisJei reikalingas elemento patvirtinimas, elementai pereina į būseną „Laukiama“ (juodraštis) ir, kol patvirtinama, jiems toliau taikoma dešimtainė numeracija ir griežtesnė matomumo kontrolė.

Yra riba 511 antrinių versijų kiekvienai pagrindinei versijai, kurį galima koreguoti pagal kiekvieną aplinką. Jei pasiekiamas šis maksimumas ir bandote išsaugoti kitą nepilnąją versiją naudodami modernų klientą, naujausia nepilnoji versija bus perrašyta; naudojant senesnius klientus išsaugoti gali nepavykti. Norint išvengti problemų, paprastai patartina publikuoti pagrindines versijas periodiškai ir derinkite tai su atitinkama versijų saugojimo politika.

Įrašo versijų valdymas: užrakinimas ir atrakinimas

Atitikties scenarijuose daugelis įmonių turi ne tik išsaugoti versijas, bet ir kai kuriuos laikyti nekintamais įrašaisŠiuo tikslu „SharePoint Online“ ir „OneDrive“ siūlo vadinamąjį įrašų versijų kūrimą, kuris leidžia pažymėti failą kaip įrašą, bet toliau generuoti naujas versijas, kurios taip pat gali tapti įrašais.

Svarbiausia yra pritaikyti saugojimo žyma, žyminti elementą kaip įrašąKai failas gauna tą žymę, atsiranda dokumento ypatybė, vadinama „Įrašo būsena“, kuri gali būti Užrakinta o AtrakintaElgesys yra toks:

• Kai registras užrakintasOriginalaus dokumento negalima redaguoti. Jį galima tik skaityti, o trynimo veiksmai paprastai yra visiškai blokuojami.
• Al atrakinti įrašąSuaktyvinama vidinė seka: jei išsaugojimo sustabdymo bibliotekos nėra, ji sukuriama; jei nėra aplanko „Žurnalai“, jis pridedamas; ir atliekamas veiksmas „Kopijuoti į“, kuris išsiunčia naujausią failo versiją į tą žurnalų aplanką su pavadinimu, kuriame yra pavadinimas, GUID ir versijos numeris.

Ta „kopija“ tampa versijų istorijos dalimi su matomu komentaru, nurodančiu ją kaip registracijaAtrakinus originalų dokumentą, jį vėl galima redaguoti, nors stulpelyje „Elementas yra įrašas“ vis tiek bus pažymėta „Taip“, o nors „Įrašo būsena“ išlieka „Užrakinta“, turinio negalima keisti ar ištrinti.

Kiekvieną kartą atrakinus dokumentą, sukuriamas naujas įrašo versija pakabos bibliotekoje išsaugojimuiTai leidžia tvarkyti registro versijų laiko juostą neapkraunant sistemos nereikalingomis kopijomis, nes ji saugoma kaip žurnalas tik tada, kai būsena yra aiškiai nustatyta kaip užrakinta.

Pakabinama knygų lentyna konservavimo ir perdirbimo dėžei

Siekiant užtikrinti, kad išsaugotas turinys nebūtų prarastas net jei vartotojas modifikuoja arba panaikina failus, „SharePoint“ ir „OneDrive“ naudoja paslėptą biblioteką, vadinamą pakabų biblioteka konservavimuiTai sistemos vieta, neskirta interaktyviam naudojimui, į kurią siunčiamos kopijos, kurias sistema turi išsaugoti, kad atitiktų saugojimo politiką.

Elgesys skiriasi priklausomai nuo tipo saugojimo nustatymas tai taikoma failams arba elementams:

• Saugojimo direktyvaKai elementas, kuriam taikoma politika, yra redaguojamas arba ištrinamas, originali versija nukopijuojama į sustabdymo biblioteką išsaugojimui. Redagavimo atveju, pirmą kartą modifikuojant naują dokumentą, jis nėra kopijuojamas, bet kopijuojamas iš vėlesnių pakeitimų, jei įjungta versijų kontrolė.
• Standartinė saugojimo etiketė (nežymi kaip įrašo): Redaguojant elementą, niekas automatiškai nekopijuojama į išsaugojimo biblioteką, bet jei jis ištrinamas, toje vietoje sukuriama kopija.
• Saugojimo žyma, žyminti kaip įrašąRedaguojant atrakintą įrašą, turinys nukopijuojamas į sustabdytų įrašų biblioteką išsaugojimui; jei įrašas yra užrakintas arba reglamentuojamas, redagavimo ar ištrynimo veiksmai tiesiogiai blokuojami.

Un laikmatis Jis reguliariai (maždaug kas septynias dienas) paleidžiamas su išsaugojimo bibliotekos turiniu. Kai failas joje yra ilgiau nei 30 dienų, užduotis lygina turinį su visomis taikomomis saugojimo politikomis ir žymėmis; jei failas viršijo savo saugojimo laikotarpį ir nėra peržiūrimas dėl ištrynimo, jis perkeliamas į Antrojo etapo perdirbimo konteineriskur jis laikomas 93 dienas, prieš visam laikui ištrinant. Norėdami suprasti išsaugojimo ir atsarginių kopijų kūrimo alternatyvas, žr. atsarginių kopijų tipai ir skirtumai.

Jei saugomas turinys nebuvo pakeistas ar ištrintas per jo saugojimo laikotarpį, priklausomai nuo konfigūracijos, jį galima perkelti tiesiai į Pirmojo etapo perdirbimo konteineris kai baigiasi terminas, pereinama prie antrojo. Šie perdirbimo konteineriai nėra indeksuojami, todėl Jų negalima ieškoti naudojant el. duomenų aptikimą, o tai sustiprina jos, kaip laipsniško eliminavimo srities, charakterį.

Pasitaiko atvejų, kai, nepaisant išsaugojimo, kopija išsaugojimo bibliotekoje nesukuriama, nes vartotojo veiksmas yra užblokuotas. Taip nutinka, pavyzdžiui, kai žyma pažymi turinį kaip reguliavimo registras neleisdami ištrinti arba kai visuotiniai žurnalų tvarkymo nustatymai nurodo, kad vartotojai negali ištrinti pažymėtų elementų.

Išsaugojimas: išsaugoti, pašalinti arba abu.

Saugojimo politiką arba žymą galima sukonfigūruoti taip, kad išsaugoti ir tada ištrinti, tiesiog išsaugoti arba tiesiog ištrintiKiekvienas būdas lemia skirtingą turinio srautą tarp išsaugojimo sustabdymo bibliotekos, originalios vietos ir atliekų konteinerių:

Išsaugoti ir ištrinti

Jei konfigūracija rodo „saugoti X laiko tarpą ir tada išmesti“Elgesys yra toks:

• Jei turinys per šį laikotarpį pakeičiamas arba ištrinamas, jis nukopijuojamas į pakabos bibliotekakur jis lieka, kol laikmatis aptinka, kad jo laikotarpis baigėsi. Iš ten jis siunčiamas į antrojo etapo šiukšlinę ir po 93 dienų visam laikui ištrinamas.
• Jei turinys per tą laikotarpį nebus pakeistas, pasibaigus terminui jis bus perkeltas į [įrenginį/platformą]. Pirmojo etapo perdirbimo konteinerisIš ten, jei vartotojas jį ištuština arba rankiniu būdu ištrina elementą, jis gali pereiti į antrą etapą. Iš viso tos 93 dienos apima abu etapus.

Tik išsaugoti

Kai tikslas yra tiesiog užtikrinti, kad turinys būtų išsaugotas kuo trumpesnį laiką, nepriverčiant jo galiausiai ištrinti, metodas yra paprastesnis. Jei turinys yra modifikuoja arba ištrina Šiuo laikotarpiu išsaugojimo bibliotekoje sukuriama kopija, kuri joje išliks iki sukonfigūruoto laikotarpio pabaigos. Pasibaigus šiam laikotarpiui, kopija perkeliama į antrojo etapo šiukšlinę ir po 93 dienų visam laikui ištrinama. Jei turinys Jis nėra nei modifikuotas, nei ištrintasNieko daugiau neįvyksta: dokumentas lieka pradinėje vietoje.

Tiesiog ištrinkite

Politikose, skirtose suplanuotam naikinimui (pavyzdžiui, turinio išvalymui po tam tikro laikotarpio), jei vartotojas ištrina turinį iki sukonfigūruotos datos, dokumentas patenka į Pirmojo etapo perdirbimo konteineris Jei failas išvalomas, jis pereina į antrąjį etapą; po 93 dienų jis visiškai išnyksta. Jei niekas jo neištrina, pasibaigus sukonfigūruotam laikotarpiui, sistema jį siunčia į pirmąjį etapą – Šiukšlinę, o iš ten jis atlieka tą patį procesą iki galutinio ištrynimo.

Versijos, išlaikymas ir elgsenos pokyčiai

Versijų kontrolė ir duomenų saugojimas sąveikauja gana specifiniu būdu. Kai versijuotam dokumentui taikomi duomenų saugojimo nustatymai, elgsena pasikeičia 2022 m. Liepos mėn Siekiant pagerinti našumą: dabar visos versijos, kurias reikia išsaugoti, saugomos kaip vienas failas išsaugojimo bibliotekoje, o ne kelis nepriklausomus failus, kaip anksčiau.

Jei žymė nepažymi elemento kaip įrašo ir Veiksmas laikotarpio pabaigoje yra pašalinti:

• Jei saugojimo laikotarpis prasideda nuo sukūrimo datos, ženklinimo datos arba įvykio, Visos versijos turi tą pačią galiojimo datą.Jie ištrinami tuo pačiu metu kaip ir originalus dokumentas.
• Jei išlaikymas grindžiamas paskutinis modifikavimas Dabar naudojame naują modelį, kuriame versijos išsaugomos kaip vienas failas, o visos versijos baigia galioti pagal naujausios versijos datą. Prieš pakeitimą kiekviena versija galėjo turėti savo nepriklausomą galiojimo pabaigos datą, nes kiekviena versija buvo nukopijuota kaip atskiras failas.

Nors byla yra taikoma saugojimo politika arba el. duomenų atskleidimo sustabdymasBibliotekoje sukonfigūruotas versijų limitas ignoruojamas: versijos nėra automatiškai išvalomos, kad būtų atlaisvinta vietos, ir vartotojai negali jų rankiniu būdu ištrinti. Tai užtikrina visišką istorijos išsaugojimą saugojimo ar sustabdymo laikotarpiu.

Tačiau, kai kalbama apie saugojimo žymė, pritaikyta failui, kuris taip pat priklauso politikaiTaip, atsižvelgiama į bibliotekos versijų apribojimus; senesnes versijas galima pašalinti pagal versijų valdymo nustatymus, nors vartotojas vis tiek negali rankiniu būdu ištrinti versijų.

Debesijos priedai ir „Copilot“

Skambučiai debesies priedai Tai nuorodos į „SharePoint“ arba „OneDrive“ saugomus failus, kurie įterpiami į „Outlook“ el. laiškus, „Teams“ pranešimus arba „Viva Engage“ pranešimus, taip pat į dokumentus, į kuriuos daromos nuorodos sąveikaujant su „Microsoft 365 Copilot“ ir „Copilot Chat“. Šiais atvejais taip pat taikomos saugojimo taisyklės, tačiau yra svarbus skirtumas.

Naudojant automatinio ženklinimo direktyva Debesų priedų atveju saugojimo žyma taikoma ne originaliam failui, o kopija, sukurta pakabos bibliotekoje išsaugojimuiRekomenduojama, kad saugojimo laikotarpis prasidėtų „kai elementas pažymimas“, nes jei jis grindžiamas „sukūrimu“ arba „paskutiniu pakeitimu“, būtų naudojamos originalaus failo datos bendrinimo metu, o tai gali neatitikti tikrojo priedo gyvavimo ciklo.

Jei originalus failas redaguojamas ir pakartotinai bendrinamas, išsaugojimo bibliotekoje sukuriama nauja kopijos versija ir iš naujo pažymima. Jei failas pakartotinai bendrinamas be pakeitimų, atnaujinama kopijos žymėjimo data, pratęsiant saugojimo laikotarpį, jei jis pagrįstas ta žymėjimo data. Be to, papildomas laikinas vienos dienos sulaikymas išsaugojimo bibliotekoje failams, kurie buvo ištrinti arba perkelti prieš sukuriant pažymėtą kopiją, kad debesies priedo naudojama nuoroda vis dar turėtų atsarginę kopiją.

„OneNote“ turinys ir specialios struktūros

Kai „OneNote“ turiniui taikote saugojimo nustatymus, kiekvienas bloknotas viduje suskaidomas į skyriai, kurie traktuojami kaip atskiri failaiPuslapiai yra kiekviename skyriuje ir paveldi jo nustatymus. Todėl saugojimo strategijos arba žymės veikia visus skyrius su visais jų puslapiais, juos atitinkamai išsaugodamos arba ištrindamos, o viso bloknoto „Modifikavimo“ data šiems sprendimams nenaudojama.

Išskaičiavimas taikomas failai, sąrašo elementai (per žymas), ciklo konteineriai ir „Copilot“ puslapiaiTačiau tai netaikoma organizacinėms struktūroms, tokioms kaip bibliotekos, sąrašai, aplankai ar pačios darbo sritys. Šias struktūras reikia valdyti naudojant kitus administravimo įrankius.

Susijęs straipsnis:

Metaduomenų valdymas iš „Windows 11“ ir „Office“: geriausia praktika

Išlaikymas, iš organizacijos išeinantys vartotojai ir „Microsoft 365“ archyvas

„SharePoint“ programoje svetainės laikomos bendradarbiavimo erdvėmis Ir turinys neištrinamas vien dėl to, kad vartotojas palieka įmonę. Dokumentai ir toliau egzistuos ir jiems bus taikomos... saugojimo direktyvos arba etiketės kol pasibaigs jų atitinkami laikotarpiai.

„OneDrive“ sistemoje viskas veikia šiek tiek kitaip, nes tai asmeninė erdvė. Jei vartotojas išeina, failai su saugojimo politikomis arba žymomis ištrinami. Jie lieka sulaikyti ir yra prieinami Atitikties paieškoms, el. informacijos aptikimui ir bendrai prieigai per nurodytą laiką. Pasibaigus terminui ir jei konfigūracijoje numatytas naikinimas, turinys perkeliamas į svetainių rinkinio šiukšlinę, iš kurios jį gali atkurti tik administratorius 93 dienų laikotarpiu.

Įvedus „Microsoft 365“ archyvasDaugelį „SharePoint“ svetainių galima perkelti į archyvuotą būseną, siekiant optimizuoti saugyklą ir išlaidas. Administratoriams saugojimo politikos ir žymos abiejose svetainėse tvarkomos praktiškai vienodai. aktyvios ir archyvuotos svetainėsArchyvuotos svetainės vis dar įtraukiamos į numatytąsias strategijas, joms galima sukurti naujas strategijas, o žymes galima pritaikyti automatiškai.

Pagrindinis apribojimas yra tas, kad galutiniai vartotojai negali sąveikauti su archyvuotų svetainių turiniu (pvz., taikyti arba pašalinti žymas, užrakinti / atrakinti įrašus arba redaguoti ypatybes), o debesies priedų atveju automatinio žymėjimo politika nebeišsaugo naujų priedų, kurie nurodo į turinį, šiuo metu esantį archyvuotoje svetainėje.

Licencijavimo pakeitimai „OneDrive“ ir „Microsoft 365“ archyve

„Microsoft“ paskelbė, kad nuo konkrečios datos bet kuri paskyra „OneDrive“ be licencijos ilgiau nei 93 dienas Jis bus automatiškai archyvuotas „Microsoft 365“ archyve. Tai turi dvi svarbias pasekmes versijų kūrimo strategijai, duomenų saugojimui ir išlaidoms:

• Prieiga prie tos archyvuotos paskyros išlieka ribojama tiek vartotojams, tiek administratoriamsPaskyra rodoma administravimo įrankiuose, tačiau jos turinys nėra tiesiogiai pasiekiamas.
• Saugojimas „Microsoft 365“ archyve reiškia Papildomos išlaidos tiek duomenų išsaugojimui, tiek atkūrimuikurie priklauso nuo informacijos kiekio.

Siekiant sušvelninti šį poveikį, labai svarbu griežtai kontroliuoti, kas naudoja „OneDrive“, kas turi kam skirta licencija, o kam neir susieti juos su faktiniais naudojimo duomenimis. ITAM įrankiai, tokie kaip „Proactivanet“, leidžia matyti, kurie paslaugų planai ir licencijos yra aktyvūs, kurios paskyros naudojo „OneDrive“ per pastarąsias 28 dienas ir kur yra pasikartojančių arba nepriskirtų licencijų, kurias būtų galima panaudoti užkirsti kelią netyčiniam aktyvių paskyrų archyvavimui.

„OneDrive“ valdymas naudojant GPO ir registro raktus

Įmonių „Windows“ aplinkose „OneDrive“ daugiausia valdoma per grupės politikos objektai (GPO) Šie administravimo šablonai (.admx ir .adml) gaunami diegiant „OneDrive“ sinchronizavimo klientą ir nukopijuojami į domeno centrinę grupės strategijos saugyklą. Kiekvieną kartą įjungus arba išjungus nustatymą, atitinkami HKLM arba HKCU raktai pakoreguojami. Jei vėliau paliksite nustatymą kaip „Nesukonfigūruotas“, šie raktai liks nepakeisti, todėl geriausia juos palikti. Įjungta arba išjungta nusprendus dėl jų statuso.

Yra platus GPO sąrašas, leidžiantis valdyti viską nuo sinchronizavimo elgesio iki pralaidumo naudojimo ir dar daugiau. Kas gali naudoti „OneDrive Personal“, kaip tvarkomi pažįstami „Windows“ aplankai, kaip sprendžiami „Office“ konfliktai arba kada įspėti vartotoją apie masinį trynimą. Kai kurie svarbiausi, susiję su versijų valdymu, duomenų saugojimu ir vartotojo patirtimi, yra šie:

„OneDrive“ komandos konfigūracijos strategijos

tarp „Kompiuterio konfigūracija\Administravimo šablonai\„OneDrive““ strategijos Keletas išsiskiria, kurie turi įtakos failų tvarkymui, sinchronizavimui ir ištrynimui:

• Norėdami visam laikui ištrinti turinį, kai atjungiate pridėtus aplankus arba prarandate teisesŠie GPO kontroliuoja, ar atjungus pridėtą aplanką arba praradus teises į jį, vietinis turinys siunčiamas į Šiukšlinė arba visam laikui ištrintaJie aktyvuojami naudojant „AddedFolderHardDeleteOnUnmount“ ir „AddedFolderUnmountOnPermissionsLoss“ raktus.
• Leisti išjungti leidimų paveldėjimą sinchronizuotuose aplankuose, skirtuose tik skaitymuiSukurta siekiant pagerinti našumą labai sudėtinguose tik skaitymui skirtuose aplankuose, naudojant raktą „PermitDisablePermissionInheritance“. Tai neturi įtakos „SharePoint“ teisėms, tik vietiniams ACL.
• Leidžiamų arba blokuojamų nuomininkų kontrolėGPO „AllowTenantList“ ir „BlockTenantList“ nustato, su kuriomis organizacijomis „OneDrive“ gali sinchronizuoti, neleisdami vartotojams įkelti įmonės turinio. neleistinų nuomininkų.
• Minimali disko talpa ir įspėjimai apie mažą laisvos vietos kiekįNaudodami „MinDiskSpaceLimitInMB“ ir „WarningMinDiskSpaceLimitInMB“, galite neleisti „OneDrive“ atsisiųsti failų, kurių dydis nesiekia tam tikros ribos, arba rodyti įspėjimus, kai failo dydis iš disko nesiekia minimalaus lygio.
• Archyvavimas pagal poreikį ir įrangos dehidratacija„FilesOnDemandEnabled“ ir „DehydrateSyncedTeamSites“ politikos verčia naudoti „Files On Demand“ ir konvertuoti sinchronizuotą turinį iš komandos svetainių į tik internetusumažinant disko naudojimą ir tinklo srautą.
• Įkėlimo pralaidumo valdymasNaudodami „EnableAutomaticUploadBandwidthManagement“ ir „AutomaticUploadBandwidthPercentage“, galite naudoti „OneDrive“ LEDBAT arba apriboti apkrovas iki tam tikro keliamosios galios procento.
• Žinomų aplankų perkėlimas ir užrakinimas (KFM)Tokios strategijos kaip „KFMBlockOptIn“, „KFMBlockOptOut“, „KFMOptInWithWizard“ ir „KFMSilentOptIn“ leidžia priverstinai arba neleisti dokumentams, paveikslėliams ir darbalaukiui būti peradresuojamiems į „OneDrive“ tyliai arba prašant vartotojo patvirtinimo.
• Masinio trynimo įspėjimai ir patvirtinimai„LocalMassDeleteFileDeleteThreshold“ ir „ForcedLocalMassDeleteDetection“ raktai kontroliuoja, apie kiek ištrintų failų vartotojas turėtų būti informuotas ir ar tas pranešimas yra privalomas, ar galima priminti, kad „nebūtų rodomas daugiau“.
• Neprisijungus veikiančio režimo valdymas „OneDrive“ žiniatinklyjeMetodai `DisableOfflineMode` ir `DisableOfflineModeForExternalLibraries` nustato, ar vartotojai gali įjungti neprisijungęs režimas žiniatinklyje savo bibliotekoms ir toms, kuriomis dalijasi kiti nuomininkai.
• Automatinis paleidimas, srautas prieš prisijungimą ir tyli konfigūracijaTokios strategijos kaip „EnableAutoStart“, „PreventNetworkTrafficPreUserSignIn“ ir „SilentAccountConfig“ kontroliuoja, ar „OneDrive“ paleidžiama naudojant „Windows“, ar ji gali generuoti srautą prieš prisijungdama ir ar ji gali Automatiškai konfigūruokite naudodami „Microsoft“ kredencialus. Prisijunkite.

„OneDrive“ vartotojo konfigūracijos strategijos

En „Vartotojo konfigūracija\Administravimo šablonai\„OneDrive““ Yra GPO, kurie labiau orientuoti į vartotojo patirtį ir tipišką programos elgesį:

• „Office“ failų konfliktai ir bendras redagavimas„EnableHoldTheFile“ ir „EnableAllOcsiClients“ politikos nustato, kaip tvarkomi failai. sinchronizavimo konfliktai su „Office“ Ir jei bendras redagavimas ir bendrinimas realiuoju laiku bus leidžiami iš darbalaukio programų, „Microsoft“ planuoja visiems nuomininkams pagal numatytuosius nustatymus įgalinti bendro redagavimo ir konfliktų sujungimo veikimą, pašalindama šiuos GPO.
• Sinchronizavimas matuojamuose tinkluose ir akumuliatoriaus taupymo režime„DisablePauseOnMeteredNetwork“ ir „DisablePauseOnBatterySaver“ sukuria „OneDrive“ Tęsti sinchronizavimą net ir riboto apmokestinimo tinkluose arba įjungus akumuliatoriaus tausojimo režimą, užuot pristabdžius pagal numatytuosius nustatymus.
• Atsisiuntimo ir įkėlimo greičio apribojimai„DownloadBandwidthLimit“ ir „UploadBandwidthLimit“ nustato maksimalų sinchronizavimo greitį KB/s, tai naudinga atliekant pradinius diegimus arba aplinkose su griežti tinklo apribojimai.
• „OneDrive“ aplanko vieta ir tinkinimas„DefaultRootDir“ ir „DisableCustomRoot“ leidžia nustatyti numatytąjį aplanko „OneDrive – {organization}“ kelią ir valdyti, ar vartotojas gali jį keisti vedlyje.
• Asmeninis „OneDrive“ užraktas„DisablePersonalSync“ neleidžia vartotojams sinchronizuoti asmeninių „OneDrive“ paskyrų įmonės kompiuteriuose, taip išlaikant aiškesnis duomenų perimetras.

Geriausia versijų kūrimo, saugojimo ir strategijų praktika „OneDrive“ / „Office“ sistemoje

Su visais šiais daiktais ant stalo, svarbiausia yra suderinti juos kad išvengtumėte išprotėjimo ar sandėlio pertekliaus. Protingas požiūris paprastai apima:

• Apibrėžkite saugojimo strategijas pagal informacijos tipąPavyzdžiui, sutartys su kelerių metų saugojimo laikotarpiu ir priverstiniu ištrynimu pasibaigus, vidinė dokumentacija su tik trumpalaikiu / vidutinės trukmės saugojimu ir sandorių turinys su tik ištrynimo politika.
• Koreguokite versijų apribojimus priklausomai nuo turinio aktualumo. Nėra prasmės saugoti šimtų nereikšmingų dokumentų versijų, tačiau prasminga saugoti finansinių, teisinių ar techninių įrašų kopijas.
• Naudokite žurnalų registravimą ir versijų valdymą sutartims, protokolams ir dokumentams, kuriems tikrai reikalingas visiškas atsekamumas, vengiant be reikalo žymėti juos visus kaip įrašus.
• Sujunkite „OneDrive“ grupės objektą su duomenų saugojimo funkcijaPriverstinis failų įkėlimas pagal pareikalavimą kompiuteriuose, kuriuose mažai vietos diske, tylus žinomų aplankų perkėlimas ir pralaidumo ribojimas masiniuose diegimuose sumažina našumo problemas neprarandant versijų kontrolės.
• Stebėti licencijavimo pakeitimus ir archyvuotiPeriodiškai peržiūrėkite nelicencijuotas arba neseniai naudotas „OneDrive“ paskyras, iš naujo priskirkite nepakankamai naudojamas licencijas ir nuspręskite, už kurio turinio saugojimą „Microsoft 365“ archyve verta mokėti.

Susijęs straipsnis:

Kaip neleisti „Office“ pagal numatytuosius nustatymus įrašyti į „OneDrive“ ir atgauti valdymą

Suderinus „Office“ versijų valdymą, „SharePoint“ / „OneDrive“ saugojimo strategijas ir žymas bei „OneDrive“ grupės objektus su atitikties politika ir išlaidų apribojimais, sukuriamas galingas derinys: Išsami svarbių dokumentų istorija, reali kontrolė, kas ir kada ištrinama, ir gana aiški vartotojo patirtis, be šoko „pamečiau gerąją versiją“ ar sandėliavimo sąskaitų, kurios išauga niekam nežinant, kodėl. Pasidalykite šia informacija, kad vartotojai žinotų apie problemą.