Jei dirbate su skaičiuoklėmis, suprasti, kaip formatuoti skaičius programoje „Excel“ Tai ne užgaida: tai ramstis, skirtas gerai apskaičiuoti ir aiškiai pateikti duomenis„Excel“ gali rodyti sumas kaip valiutą, procentus, datas arba trupmenas, o žinojimas, kurią kategoriją pasirinkti, pakeičia ataskaitų skaitymo ir interpretavimo būdą.
Be integruotų formatų, „Excel“ leidžia kurti pasirinktinius formatus labai specifiniams atvejams, pradedant nuo nuo telefono numerių ir pašto kodų iki spalvų taisyklių ir pažangių kaukiųŠiose eilutėse matysite visas standartines kategorijas, jų funkciją ir kaip jas derinti su pasirinktiniais formatavimo kodais, kad būtų išspręstas praktiškai bet koks poreikis.
Kas yra skaičių formatai programoje „Excel“ ir kodėl jie svarbūs?
Skaičių formatai kontroliuoja, kaip reikšmė rodoma langelyje, nekeičiant saugomų duomenų. Tai reiškia, kad 1.5 ir 1,50 skaičiavimo tikslais yra tas pats skaičius., tačiau jie rodomi skirtingai, kad būtų lengviau suprasti lapo turinį.
Pasirinkus tinkamą formatą, išvengsite dažniausiai pasitaikančių klaidų. Pavyzdžiui, dešimtainis skaičius 0,65 gali būti rodomas kaip 65 % su procentiniu formatu, o didelį sveikąjį skaičių galima sutrumpinti naudojant mokslinį žymėjimą, kad tilptų stulpelyje neprarandant konteksto.
Taip pat yra subtilių skirtumų tarp panašių kategorijų, tokių kaip Valiuta ir Apskaita, kurie lengvai nepastebimi, bet turi įtakos valiutos simbolių, minuso ženklų ir dešimtainių skaičių suderinimasŽinant, kaip juos atskirti, sutaupoma laiko ir ataskaitos tampa paruoštos bendrinti.
Galiausiai nepamirškite, kad „Excel“ pritaiko tam tikrus formatus prie sistemos regioninių nustatymų (kalbos, datos ir laiko). Taigi, Tai, ką matote, gali skirtis priklausomai nuo jūsų regiono; pavyzdžiui, dešimtainis skiriamasis ženklas (kablelis arba taškas) arba datos ir laiko rodymo būdas.
Integruotos formatavimo kategorijos programoje „Excel“
„Excel“ programoje yra kelios iš anksto apibrėžtos kategorijos, apimančios beveik kiekvieną scenarijų. Žemiau rasite kiekvienos iš jų paskirtį ir ypatybės, kurias reikia žinoti norint jas teisingai naudoti.
bendras
Tai yra numatytasis formatas. Jis rodo skaičius tiksliai tokius, kokius juos įvedate, nors dešimtainiai skaičiai gali būti suapvalinti, jei stulpelis siauras, o jei skaičiai labai ilgi (12 skaitmenų ar daugiau), automatiškai naudoja mokslinį žymėjimąJei pastebėsite, kad reikšmė netinka, padidinkite stulpelio plotį, kad išvengtumėte apvalinimo ar nepageidaujamų rodymo pakeitimų.
Numeris
Skirta bendriesiems kiekiams. Leidžia apibrėžti dešimtainių vietų skaičių, įjungti arba išjungti tūkstančių skirtuką ir pasirinkti, kaip rodomi neigiami skaičiai. Naudodami šį formatą, galite tikslus dešimtainių skaičių ir separatorių valdymas, todėl jis dažniausiai naudojamas skaitmeninėse analizėse, kurioms nereikia piniginio simbolio.
Valiuta
Idealiai tinka ekonominėms vertėms, nes šalia skaičiaus pateikiamas valiutos simbolis (€, $ ir kt.). Galite koreguoti dešimtaines trupmenas ir skirtukus bei pasirinkti neigiamų skaičių stilių. Tai naudinga, kai simbolis yra rodomų duomenų dalis, pavyzdžiui, kainoraščiuose ar biudžetuose.
Apskaita
Panašu į „Valiuta“, bet skirtas apskaitos pateikimui: stulpeliuose sulygiuoja valiutos simbolius ir dešimtainius taškus, o nuliai ir brūkšneliai yra vizualiai išdėstyti. Jei reikia nepriekaištingas finansinių ataskaitų suderinimasApskaita yra teisingesnis pasirinkimas nei valiuta.
data
Serijos numeriai rodomi kaip datos. Formatai su žvaigždute reaguoja į regioninių nustatymų pakeitimus (pvz., iš „Windows“ valdymo skydo), o formatai be žvaigždutės reaguoja į regioninių nustatymų pakeitimus. Jie nepriklauso nuo sistemosGalite rinktis variantus, pvz., trumpąjį, ilgąjį, arba pritaikyti juos su 2 arba 4 skaitmenų metais.
Hora
Konvertuoja serijos numerius į laiką. Kaip ir datų atveju, žvaigždutės formatai keičiasi priklausomai nuo regioninių nustatymų. Galite rodyti valandos, minutės ir sekundės skirtingose kombinacijose, su 12 arba 24 valandų ciklu.
Procentas
Padauginkite reikšmę iš 100 ir pridėkite % simbolį. Pavyzdžiui, 0,65 rodoma kaip 65 %. Tai leidžia nustatyti dešimtainių vietų skaičių, kuris yra labai svarbus, kai Jums reikia tikslumo arba kontroliuojamo apvalinimo metrikos ataskaitose.
Frakcija
Konvertuoja dešimtainę trupmeną į jos trupmenos atitikmenį pagal pasirinktą trupmenos tipą (pvz., pusės, ketvirčiai, aštuntadaliai). Tai naudinga tokiuose kontekstuose kaip receptai ar matavimo vienetai, kur trupmena interpretuojama greičiau nei dešimtainė.
Mokslinis
Rodo eksponentinę išraišką, dalį skaičiaus pakeisdamas eksponente E+n. Jei apibrėšite 2 dešimtainius skaitmenis ir įvesite 12345678901, pamatysite kažką panašaus į 1,23E+10. Tai puikiai tinka labai dideli arba labai maži dydžiai ir venkite perpildytų stulpelių su nesibaigiančiais skaitmenimis.
Tekstas
Turinį traktuoja kaip pažodinį tekstą, net jei jame yra skaitmenų. Naudokite tai, kai nenorite, kad „Excel“ interpretuotų arba apskaičiuotų reikšmę, pavyzdžiui, su kodais su nuliais priekyje, pvz. „0123“, kuris turi likti nepažeistas.
Specialus
Apima iš anksto sukurtas kaukes, skirtas įprastam naudojimui, pvz., pašto kodams, telefono numeriams ar socialinio draudimo numeriams. Jei jums reikia konkretaus formato, kurio čia nėra, naudokite „Custom“, kad jį sukurtumėte su savo kauke.
Paprotys
Tai leidžia pradėti nuo esamo formatavimo kodo ir jį modifikuoti arba parašyti visiškai naują. Priklausomai nuo kalbos / versijos, galite saugoti nuo 200 iki 250 pasirinktinių formatų. Į šią kategoriją einate, kai joks integruotas formatas neišsprendžia jūsų konkretaus atvejo.
Patarimas: Regioniškai jautrios datos ir laikas
Formatai Data ir laikas Žvaigždutės pritaikytos prie sistemos regiono, todėl jos keičiasi priklausomai nuo to, ar jūsų kompiuteris sukonfigūruotas, pavyzdžiui, Ispanijoje, ar Meksikoje. Tai svarbu bendrinant failus su kolegomis: tai, ką jie mato, gali skirtis nuo to, ką matote jūs jei nenaudojate fiksuoto formato (be žvaigždutės).
Jei norite visiško nuoseklumo, rinkitės formatus be žvaigždutės arba apibrėžkite stabilų pasirinktinį formatą. Tokiu būdu data neiškris iš savo vietos. „07/10“ į „10/07“ dėl regioninio pakeitimo, išvengiant nesusipratimų dėl jautrių rezultatų.
Atminkite, kad datos ir laikas yra serijos skaičiai, todėl galite juos manipuliuoti. Atimti 75 dienas iš datos yra taip paprasta, kaip =datos_langelis – 75, o tada pritaikykite pasirinktinį formatą, kad jis būtų rodomas taip, kaip norite.
Kad išvengtumėte nepageidaujamų automatinių interpretacijų (pavyzdžiui, įvedant 10e5 arba 1-2), pirmiausia langeliams pritaikykite teksto formatą. Tokiu būdu „Excel“ nekonvertuos įvesties į datą ar mokslinį žymėjimą be jūsų leidimo.
Pasirinktiniai formatai: išsamus kodo vadovas ir pavyzdžiai
Kai standartinių formatų nepakanka, naudojamas pasirinktinis formatavimas. Jį galite pasiekti dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami langelį > Formatuoti langelius arba "Ctrl" + 1 , kad atidarytumėte dialogo langą ir pasirinktumėte kategoriją „Pasirinktinis“.
Pasirinktiniame formate gali būti iki keturių sekcijų, atskirtų kabliataškiais (;) tokia tvarka: teigiamas; neigiamas; nulis; tekstaiJei parašysite mažiau skyrių, „Excel“ naudos trūkstamų skyrių numatytąsias reikšmes.
Pakaitos simboliai ir pagrindiniai simboliai
- #: užima skaitmens poziciją, jei tokia yra (nerodomi pradiniai nuliai). Jei reikšmė yra 0, pozicija tuščia.
- 0: priverstinai įveda skaitmenį; jei jo nėra, rodomas 0 (naudinga pradedant nulius ir nustatant dešimtaines trupmenas).
- ?: rezervuoja vietą skaitmeniui arba tarpui; idealiai tinka sulygiuoti dešimtaines trupmenas stulpeliuose.
- . y ,: dešimtainiai ir tūkstančių skirtukai (pritaikyti prie jūsų regiono nustatymų).
- %: padauginkite iš 100 ir pridėkite procento ženklą.
- E+, e+, E-, e-mokslinė notacija (eksponentinė).
- + – / () : $: pažodiniai simboliai rodomi tokie, kokie yra.
- "tekstas": rodo pažodį kabutėse, pavyzdžiui
0" kg"pritvirtinti fiksuota priesaga. - @: teksto žymeklis (naudojamas teksto dalyje eilutėms išsaugoti ir praturtinti).
- *simbolis: kartoja simbolį, kad užpildytų plotį (pavyzdžiui,
*-(pažymėti tašką iki krašto). - _simbolis: įterpia tarpą, kurio plotis lygus duoto simbolio pločiui (labai naudinga, kai smulkūs koregavimai ataskaitose).
Spalvos ir paletė
- : spalvos pagal pavadinimą (juoda, mėlyna, žydra, žalia, rausvai raudona, raudona, balta, geltona).
- : naudoja paletės indeksą (nuo 0 iki 56), pavyzdžiui
pritaikyti konkretų toną senieji formatai.
Datos ir laikas pasirinktiniais formatais
- d, dd: diena su 1 arba 2 skaitmenimis; ddd y DDDD rodyti dienos santrumpą arba pilną pavadinimą.
- m, mm: skaitinis mėnuo; : mmm y mmmm rodyti mėnesio santrumpą arba pilną pavadinimą.
- aa, aaaa: metai su 2 arba 4 skaitmenimis.
- h, hhvalandos; mm minutės; ss sekundžių. Galite jas sujungti kaip h:mm:ss 24 valandų formatu.
Praktiniai pasirinktinių formatų pavyzdžiai
- #.##0,00: rodo tūkstančių skirtuką ir 2 skaitmenis po kablelio. Reikšmė 1234 bus rodoma kaip 1.234,00 (priklausomai nuo regiono).
- #.##0 „€“;-#.##0 „€“: teigiami skaičiai su euru; neigiami skaičiai rodomi raudonai su ženklu. Puikiai tinka kainoraščiai.
- # ?? o # ???: rezervuoja tarpus stulpelių lygiavimui (pvz., 12 3 ir 1 23 4). Naudinga sulygiuoti kvadratai.
- #.###0,00%procentai su tūkstančiais ir 2 skaičiais po kablelio, idealiai tinka ataskaitoms perskaičiavimo kursas arba panašius rodiklius.
- Metai.Mėnuo.Diena su d kintamuoju:
aaaa.mm.dMetai rodomi 4 skaitmenimis, mėnuo – 2 skaitmenimis, o diena – 1 arba 2 skaitmenimis (atitinkamai), vengiant 0 pradžioje, jei diena yra mažesnė nei 10; tai yra, „4“ vietoj „04“. - Specialios kaukės: sąlyginės taisyklės telefoną galima pasiekti naudojant
###\-####;(###) ###\-####parodyti (555) 555-1234 arba, jei trumpesnis, šablonas be prefikso. Atkreipkite dėmesį į\-priversti pažodinį scenarijų.
Atminkite, kad galite kurti formatus pagal skyrius. Pavyzdžiui: #,##0.00;-#,##0.00;\-;@ rodo teigiamus skaičius su dviem skaičiais po kablelio, neigiamus – raudonai, nulį – vidurinis brūkšnys ir tekstas toks, koks yra.
Kaip pritaikyti ir keisti formatus neišeinant iš proto
Norėdami taikyti greitąjį formatavimą, pažymėkite langelius ir naudokite galeriją grupėje „Skaičiai“ (skirtuke „Pagrindinis“). Jei reikia išplėstinių parinkčių, atidarykite langą „Langelių formatavimas“ naudodami "Ctrl" + 1, slinkite per Skaičius, Valiuta, Apskaita ir kt. ir patvirtinkite paspausdami Gerai.
Jei norite naudoti pasirinktinius formatus, eikite į kategoriją „Pasirinktinis“ ir įveskite savo kodą lauke „Tipas“. Galite pradėti nuo iš anksto sukurto formato ir jį pritaikyti – tai lengviau nei kurti patiems. Absoliutus nulis jei tik pradedate.
Jei matai ##### Pritaikius formatą, langelis nėra pakankamai platus. Išplėskite stulpelį vilkdami kraštinę arba dukart spustelėkite skirtuką tarp antraščių, kad automatinis reguliavimasTai nekeičia skaičiaus, tik jo pateikimo būdo.
Kai „Excel“ interpretuoja tai, ko nenorite (pvz., 10e5 kaip mokslinį žymėjimą arba 1-2 kaip datą), pirmiausia pritaikykite teksto formatą, o tada įveskite. Tai užtikrina, kad nėra automatinio konvertavimo tai pakeičia tai, ką ketinote užfiksuoti.
Jei norite pamatyti integruoto formato kodą kaip pagrindą, eikite į „Pasirinktinis“ ir pažymėkite langelį „Tipas“. Tai greičiausias būdas suprasti, kaip jis sukurtas ir kurią dalį reikėtų retušuoti.
Realūs atvejai ir tipiniai egzamino pratimai
„Excel“ testuose (konkursiniuose ar kituose egzaminuose) dažnai prašoma pritaikyti konkrečią kaukę. Klasikinis būdas – atimti dienas iš datos ir rodyti ją su pasirinktiniu šablonu. Pavyzdžiui, jei D2 langelyje yra šiandienos data, D3 langelyje galite įrašyti =D2-75 ir tada pritaikykite formatą aaaa.mm.d pamatyti metai.mėnuo.diena su prašomais ilgiais.
Kitas įprastas pavyzdys – vieno stulpelio formatavimas kaip procentinė dalis, o kito – kaip piniginė kaukė. Jei jūsų paklaus, pvz. #.###0,00% INVENTORY1 atveju tiesiog parašykite tą kaukę „Custom“ formatu; INVENTORY2 atveju pakoreguokite nurodytą eilutę (simbolius, tarpus, literalus kabutėse) ir patikrinkite, ar peržiūra atitinka tai, kas buvo prašoma.
Taip pat yra pratimų, skirtų neigiamiems aspektams sustiprinti spalvomis, pavyzdžiui, nuostolius žymint raudonai, o laimėjimus – juodai. Su kauke, pvz. #,##0.00;-#,##0.00 Jums bus išspręsta aiškiai ir profesionaliai.
Kai teiginyje reikalaujama palikti priekyje esančius nulius (kodus arba identifikatorius), taikykite 0 kaip pakaitos simbolis. Pavyzdžiui, 00000 užtikrins, kad visada būtų penki skaitmenys, transformuojant 123 į 00123 nekeičiant pagrindinės vertės.
Apskaitos sąrašų atveju nepamirškite, kad Apskaitos programa automatiškai sulygiuoja simbolius ir dešimtaines trupmenas. Jei taškus reikia dėti iki krašto, pridėkite *. arba atitinkamą formato simbolį, kuris sukuria elegantišką ir vienodą užpildymo liniją.
Išplėstiniai patarimai dėl patikimų formatų
Derinkite spalvas su paprastomis sąlygomis. Nors pasirinktiniai formatai nėra sąlyginės taisyklės, galite rodyti neigiamus skaičius raudonai, o teigiamus – mėlynai. #,##0;-#,##0, o nulį palikite kaip brūkšnelį arba tekstą, kaip jums atrodo tinkama.
Jei norite sulygiuotų vaizdinių blokų, naudokite pakaitos simbolį ? kuris rezervuoja vietą nepriversdamas įvesti 0. Apdorokite stulpelius po apdorojimo su # ??? arba variantai padeda skaičiams išlikti idealiai suderintas spausdintose ataskaitose.
Norėdami pridėti fiksuotas priesagas arba priešdėlius (pvz., „kg“ arba „% per mėnesį“), naudokite literalus kabutėse. Formatas, pvz., 0,00 colio kg» prideda tekstą nepaveikdamas reikšmės, todėl formulės toliau veikia be tolesnių pakeitimų.
Atminkite, kad datos formatuose d rodo dienas be nulio priekyje, o dd prideda. Jei teiginyje reikalaujama, kad dieną būtų vienas arba du skaitmenys, naudokite d vietoj dd kad 4 netaptų 04.
Galiausiai, jei dirbate su daugiakultūrėmis komandomis, papildomame lape užrašykite, kokią kaukę naudojate ir kodėl, ir nurodykite, ar tai priklauso nuo regioninė konfigūracijaIšvengsite netikėtumų, kai kas nors atidarys failą kitoje vietoje.
Kai įsisavinsite integruotas kategorijas (bendrąsias, skaičių, valiutų, apskaitos, datos, laiko, procentų, trupmenų, mokslinių, teksto, specialiųjų ir pasirinktinių) ir suprasite pakaitos simbolius (#, 0, ?, literalus, spalvas ir skyrius), galėsite tvarkyti biudžetus, metriką ir ataskaitas naudodami nepriekaištingi pristatymai, sumažinti skaitymo klaidas ir sklandžiai atlikti sudėtingus pratimus, pavyzdžiui, skirtus konkursiniams egzaminams ar vidaus auditams.
